20世纪60年代的管理研究首次提出了工业企业受环境变化,尤其是技术革新和市场变化影响的一个重要区别。基于麦格雷戈(X管理理论和Y管理理论)及特里斯特(古典管理理论和相互依存的社会技术体系的新管理范例)发现的基础上,科学家认识到这两种截然不同的管理方法在不同的情况下都是有效的。
这种发展使人们认识到每种方法都能挖掘企业运作的潜在能量。因而使用哪种管理方法的问题已经不是一个关乎正确或错误的问题,而是一个选择最能符合特定工作性质和特点的方法的问题。这两种方式——以其特点和最合适的情况为特征——分别为机械的工作体系和有机的工作体系。
机械的方式使用某些僵化的方法,这些方法使用传统技术,并且在客户和竞争者稳定的环境中能够有效地发挥作用。机械方式运作的关键特征在于其精确限定和标准化了职权、信息流向和技术工作。为了维持稳定的产出,没有员工会超出自己职位的规定去工作的。
有机的方式则更适应变化的环境、层出不穷的新技术、不同的客户需求和无法预见的竞争者。为了能够最大限度地利用员工的能力,以便更好地应对这些变化,组织需要将工作限定最小化,并让员工了解他们所从事工作的特定要求。
有机的工作体系(而并非机械的工作体系)适合这样的企业:具有更多的有挑战性的白领知识工作,而这类工作是大多数新型的成长产业的主流。一般来讲,这类企业面对着非常难以预测的环境,客户的偏好会由于新的发展和竞争者而突然改变;还面对着非常规的工作,例如新产品或市场的开发,解决问题的管理活动。总体来说,有机的工作体系最适合具有以下挑战性的工作环境。
- 适应变化,适应客户的需要,并快速和果断地应对威胁和机遇。
- 以革新和创造性的方式从事非常规的工作,解决复杂问题,并管理动态的环境。
- 面对有挑战性的工作仍能实现较高的期望。
- 与其他员工、职能部门和组织合作。
尽管有机的工作体系在很多情况下都是很有效的,但是许多管理者是从机械工作体系中成长起来的,并已经习惯了这种体系,于是这种差异就会使许多管理者表达出对预见性和控制的缺失的忧虑。此外,机械工作体系易于管理。因此,机械工作体系通常运转得更为有效,在大容量、低区别的任务环境中,这种体系通常生产率更高。在这种环境中,有机工作体系所具有的弹性和反应性都是不需要和没有效率的。
不过另有一个额外的注释。当管理者渐渐熟悉有机工作体系的方法后,他们中的很多人就会发现传统的机械工作体系方式太不灵活,他们也会认识到这种方式很难挖掘有能力的员工的潜能,并以此获利。
不再是惟一正确的方法
两种管理体系的概念化,以及基于具体情况选择最佳设计,提示管理者不再只有一种管理工作的方法。管理体系应该根据具体情况——市场、职能、责任和工作场所等来设计。
生产和物流企业通常使用相对大规模的技术,若以机械体系管理,准确地界定工作内容及方法,往往运转得更好。知识和服务企业则需要不断地做出反应,需要判断力,需要对客户及市场情况的适应性。因而以有机体系管理,宽泛地规定角色和工作方法,往往会运转得更好。同样地,我们可以根据职能、角色和特定职责的特征选择合适的管理体系。当我们选择一种介于这两个极端之间的管理体系时,所有的这些因素都要考虑到。只有这样,才能为每种特定的情况选择最合适的方式。
确定最为合适的管理体系需要对特定的情况进行分析。如果要从事的工作性质为常规和稳定的,那么机械的管理方式将会因其效率和对情况的预见性而能最好地发挥作用。如果特定的工作性质要求员工及时应对,那么有机的管理方法可以给予员工和管理者自治权,当某种情况发生时,他们就可以做出快速反应。
经验进一步表明,当工作在稳定环境中并使用机械管理方式的人们面对不断增强的稳定性时,他们往往会转向支持采用一种对等的较为有机的工作方式。反过来也是正确的。当面对不断增加的变化时,工作在需要应对并使用有机方式的环境中的人们往往会转而支持更为机械的工作方式。这种情况表明,人们对于适应不符合工作环境的管理方法的能力相对较差。
选择合适的设计
管理方法应该设计为能够确保管理者和员工的行为与企业的需要相一致。由于企业的工作方式相差甚远,管理者在选择能使特定情况下的绩效实现最优化的管理体系时,需要具有相当大的行动自由。
机械和有机体系是一个连续体中截然相对的两极,管理者必须从各种可能性的集合中确定惟一正确的方式。背离了最佳方法将会降低员工、管理者和作为一个整体的企业的绩效。
绩效的敏感性通常要求在设计企业的流程中既包含机械也包括有机的因素,并对具体的工作和情况单独设计。企业的设计要根据其整体环境,而个体组织要素的设计则要根据其外在的环境。对于管理者和咨询顾问来说,更大的挑战来自于两种完全不同的管理方式的接触与合作,比如一个以机械方式管理的部门向一位执行有机管理方式的管理者负责和汇报工作。