当你和对方初次见面时,要先定好协商事项,确定要讨论的内容或协商的事项是很重要的。
一般在交涉时,需要协商的内容不可能只有一个。尽管人们通常都是围绕一个议题来进行讨论,但也会涉及至到很多其他的问题。而一个大的议题也一定可以细分为很多与之相关联的小项目。
如果双方在一开始没有定好协商事项,问题就会像滚雪球一样越来越大,一发不可收拾。“你们提出这样的要求,那我们也要追加新的要求”,像这样的争论会没完没了,永远讨论不出结果。因此,一定要把想要达成共识的重要项目事先敲定好。
当然,不能只在口头上达成一致,还要落实在书面上,比如,拟定一份《关于本次协商的讨论事项》的文件,这样第二次交涉时就可以按照这个文件来进行讨论。
事先定好协商事项的好处是,如果对方提出别的问题,我们就可以立即采取措施应对,而不必被牵着鼻子走。比如,如果对方提出了其他要求,你就可以婉言谢绝:“您所说的,没有写在协商事项上。”
敲定协商事项,就好像决定游戏规则一样。如果每次都改变游戏规则,那么这游戏永远没有通关的那一天。同理,如果协商的事项越加越多,想有个结果会很难。
如果对方提出一个要求,我们也追加一个,对方还会因此增添新的要求,为了避免这样的恶性循环,双方应当先商定好协商内容。
敲定协商内容还派生出一个好处,那就是,对方不会觉得我们狡诈。当协商事项越加越多时,对方往往会产生这样的想法:“这个人到底有没有诚意和我谈?”为了避免这样的事情发生,双方就要事先协商好讨论的内容。
另外,如果在讨论前问对方:“今天能占用您多长时间。”会让对方觉得你很诚恳。有的人见客户时,一上来就是谈工作,这会引起对方的不快。
如今是个快节奏的时代,大家都很忙,时间非常宝贵。为了避免耽误更多宝贵时间,事先询问对方是明智的选择。
如果已经事先约定好时间,比如“下午2点开始,时间1小时”,你也应该再和对方确认一下:“您说可以占用您1个小时的时间,没问题吧?”这样对方会欣然与你面谈。