评估提案项目对每一位新上任的经理人来说都是一项挑战,此项能力体现了经理人的工作精神和自身的局限性。而挑战的难度,要看该项目所涉及的学科范畴和工作经验是否为经理人所熟知,以及该项目是需要由经理人所在的单位单独完成,还是也涉及其他小组。
一般来讲,项目经理很少涉及本部门不同的学科,对于小型项目来说也是一样。例如,负责“新产品/服务开发”或“对现有产品/服务进行改进”的经理人,不仅要了解技术、营销、销售方面的知识,还要与各个支持职能部门打交道。新学科知识的引入以及其他单位的参与,往往会使项目评估过程变得复杂。
请思考一下往常你如何评估部门成员提交的项目提案。我在这里建议的评估过程适用于所有性质的提案,无论是研究还是项目实施方案,无论涉及哪门学科,无论你所在的组织属于学术界、政府部门、产业界还是非营利组织。假设你最近收到的提案是关于整合组织内部多个子单位。这让整个评估过程变得复杂,但是很少有提案是仅仅针对某一个子单位的。那么你该如何进行评估?
基本上,你有三个选择:(1)粗略地浏览一遍提案然后把它忽略,因为你还有很多重要的事务尚未处理;(2)给出一番严苛的评论然后拒绝;(3)仔细阅读并深入理解提案,要求提案人对你不清楚的地方提供详细的解释,然后再作出是否实施的决定。选择(1)的人将给出这样的反馈:“不要打扰我。我手头上还有很多事没有处理完,更不要说考虑什么新提案了。”这种做法会使组织停止运作。选择(2)是一个负面的反馈。任何负面的评论都需要面对面的讨论。你不能仅仅通过电子邮件或便条就作出一个否定的回绝。即使你或许不认同这个提案,那么你也可以通过面对面的讨论,向对方说明你反对的原因,并表示出你对该提案还是感兴趣的。
如果你选择了(3),你要求得到更详细的信息,你向对方表明了你的兴趣,以及你有时间来处理此事。这表现了你积极的态度,你不仅愿意支持这些新的提议,而且还希望了解更多并参与其中。对于以上三种选择的讨论表明了你的要求,而且通常会促成对原提议的重建或改进。如果没有通过面谈来澄清彼此的想法,而仅仅是通过笔头来表达你的决定,只会导致未来机遇的流失。
在对项目提案的评估过程中,你需要提出一些问题,以帮助你理解该项目的涉及范围,以及该项目是否具有潜力来达到组织规定的新项目标准。回想一下你成为经理人之前的经历,有多少次返工是因为工作范围不够明确、工作范围不断扩大、小组和职能需要之间的问题未得到彻底解决,以及项目的复杂性没有得到明确的界定?想想有多少时间浪费在了返工上面,这不仅是一种成本浪费,而且会造成客户的不满。
假设这项提案已经包含了作出决定所需的基本信息,那么你可以考虑提出以下问题:
- 为何这项提案应该被批准实施?
- 这项提案能给组织带来什么利益?
- 这项提案是否体现了新观点?
- 如果获得批准,那么组织会获得什么附加价值?
- 这项提案的特点、优势、利益分别是什么?
- 这项提案有什么独特之处?
- 如果这项提案付诸实施,将会为客户、组织或社会提供哪些好处?
- 这项提案是否涉及本国以外?
- 实施这项提案所需的费用如何?
- 这项提案需要从相关组织职能中获取哪些资源?目前可以立即获得吗?
- 如果提案提出了一些新观点,那么目前的哪些实践需要随之调整或消除?
- 项目从设计提案、验证、通过层层审批,到最后付诸实践,整个过程需时多久?
- 如果该项目延迟,会造成什么影响?
另一个可行的方法就是考虑一些惯常问题,比如:这项提案能达成什么目的?组织接受或不接受这项挑战的原因?这项挑战需要我们完成什么任务?由谁来负责达成目标?需要何时完成这些任务?需要在哪里完成这些任务?如何评估业绩?