从某种意义上讲,人际关系是每一个人的一种重要的资源,如果合理利用,对每个人的发展都会起到重要的作用。对于管理者而言,人际关系——管理者的自我交际圈是其工作的有利补充。
在管理学书籍《管理的艺术》(亚历山大·汉密尔顿研究所)一书中,作者指出管理者在封闭的内部交际体系中常常会面临困境,尽管考虑到了所有其他的交际手段,一些关键的事项仍未包括在内即包含管理者自身在工作中的投入及其收益。
这种形式的交际是私人化的,也是极其重要。就像在IBM内部,重大事务负责人的任命程序相当繁杂,被称作“文字处理”。“个人交际”描述了管理的程序,虽然看起来是一系列连续的偶然,但一旦敲定,便成为一个具有自我完善能力的完整实体。它包括以下几个主要方面:
- 个人信息储备的投入。包括所有你从资料上读到的、摘下的、将在决策会议上提交讨论的信息。如何投入并使其有效是关键所在。
- 自我分配任务。你在办公室便笺上记下:“会见帕特-史密斯,讨论亚当·斯密理论”。这就是一种自我任务的分配。
- 与自己对话。大多数管理者很熟悉通过会谈的方式做决定。但多数情况下,在两个选择之间,你需要做出评估,告诉自己为什么赞同,又缘何反对。这时,却很少有人与自身对话,或许本人并没有意识到。这种对话在决定做出之前一直是进行着的。
- 自我提醒。你打开办公便笺,在下星期一的那页写下:“给库存管理部门发送有关变动规定的备忘录。”这被称之为自我提醒。
- 谋划。这方面的个人交际应纳入你的重要事务之一。你需要注意:“库房里的混乱拖延了客户服务,我们必须在下个月底之前制定一个整理方案。”这只是你在某个特定的日子注意到的问题,并考虑如何解决。你还会遇到更多其他的情况,但你可以通过独立思考,自我交际这个问题,去评估、改善并最终解决问题。
一旦你将自我交际圈纳入你交际网中的一个分支中,你将在以下方面进行灵活地运用:
- 在记录中,将你的知识信息的投入系统化。
- 优化自身时间安排。
- 突出重点,优先解决重大问题。
- 利用外界环境帮助记忆。
- 谋划。
案例:
1.杰得·山德今年65岁,是一位资深的经理。最近,他发现自己越来越心不在焉,并为此十分苦恼。他的医师告诉他,在他这个年龄,这种现象是很正常的,医学治疗不会有效。但由于这种讨厌的毛病,山德的工作受到极大干扰。他十分恼火,最后他和他的秘书想了个办法:从此只要是约会、截止日期、活动工程的开幕式、电话或信件的发送,所有这些事情都记在便笺、纸片上或录下来,然后交给秘书。秘书按照时间顺序以“要干……”的格式将这些整理成一种备忘录。这种方法将山德的遗忘次数减至为零。
电脑的广泛应用,我们再也不用手制的文档应付这类难题了。一些程序为我们提供了便利的在线实时服务,例如,在将一系列管理者注意事项存档之后,提醒装置的警笛声会告诉你半小时后会议开始,同时告诉你需要带上哪些资料。
2.安德森是一家中等保险公司的人事主管。进入公司不久,她开始认识到公司的高层与员工间缺乏沟通。于是,她决定创办一份机关刊物来架设桥梁,消除这种隔阂。但如何去做呢?她在刊物发行方面的知识十分有限,根本就不知道从何处开始着手。
她借鉴其他公司办刊物的经验,拜访了一些刊物的编辑,并研究他们的发行刊物。最后她对公司的机关刊物有了一个完整的构想。她相信这将是一份极具影响力的刊物。她为员工辟出专门的版面,并加入适合他们的品味的文章,同时还刊载其他人或她自己的一些观点,关注个人与公司的前景。
她所遵循的交际原则是通过个人交际圈打开新局面——通过阅读和与经验人士、专家间的私人谈话,最终形成自己的想法:在综合了各种理念、数据和经验后,发挥主观创造性,找到满足自己特殊需求的途径。
以下的指南将帮助你提高个人交际中的技能与完善个人交际圈:
1.通过其他各种渠道,譬如你的上司或下属来扩大你的个人交际圈,取长补短。
2.利用工具或是采取行动来强化这个体系,例如:
(1)借助备忘工具。我们可以采用不同的方式记事:便笺、录音或指派秘书。管理者们不断探索新方法:有人将一份特殊的报告装在他的上衣口袋里,以便记住将其带回家;有人将报告系在钥匙上(他必将用钥匙关办公室的门)。
(2)备忘录标准化。那些任务很重的管理者需要确保他们的方法十分简单易行,以便任何时候都可以使用。同时,还要做到每天随时检查。如果你将要做事情的记录有条理地输入电脑,每天的定时检查是必不可少的。一些管理者让下属来负责档案工作,记录并提醒他们接下来的事务。
(3)充分利用你的最佳记忆方式。有的人视觉记忆能力强,有人擅长于听觉记忆。借助一些提醒工具来巩固你的记忆模式。
(4)与自身交流。“我给自己最好的建议,”一位管理者说。为了揭开事实的真相,探求其本质,他经常自问自答,做出严格的评价,最终得到满意的答案。“我并没有精神分裂,我只是将其他人潜意识里所做的事表象化了。”