通常,行政工作对于经理人来说可不是什么让人兴奋的差事,除非你能够从处理日常琐碎的事务中获得很大的满足感。无论是接受现状,还是决定以创新的方式完成日常任务,经理人都会抱怨说他们的创造力得不到发挥。你的目标是把单一的纸质工作转化为纸质和电子形式的结合。
这是一项遭人抱怨的工作:被大多数专业人士和经理人轻视,但是你无法选择做与不做。对于一个高效的组织来说,重要的文书工作必须要高效地在运行系统中流动:必须要达到政策和程序的某些要求。报告必须要写,但是你必须先问问自己这些报告是否存在意义;消费单据需要被核实;涉及人员雇用、评估、晋升、重新任命及解雇的文书必须要处理;要按照日程来进行会议……所有这些行政事务都必须时时更新。行政职能与其他职能对接,这是不可避免的。此外,组织的某些命令需要去遵守。举个例子,如果组织决定采取一种灵活的日程方案,那么你就要表示遵从,无论你对这一政策拥护与否。
经理人的确有机会发挥创新思维,并减少很多行政工作上的细节处理,这样不仅能够创造价值,也可以将资源更加高效地运用到其他工作中。然而,经理人必须要避免自己的时间被这些活动完全“消耗”。这类事情固然重要,但是也有一些人能够更加高效地去完成这些职能,因此,应该把机会留给他们。