一般情况下,员工们心中都存有这样的疑问,到底自己工作得怎么样呢?这就需要管理者及时地对他们的工作做出反馈。根据霍桑原理,对员工的工作行为反馈得越多,你提供的建议和意见越详尽,他们就会认为自己越受关注。员工也就有做好各项工作的强大动力。因此我们可以说,信息反馈是自主地指导人们改进工作和行为的有效方法。
字典中“反馈”的定义为:对于机器、系统、程序等的表现的信息传递。这是普遍意义上的反馈。
管理学教授莱恩特·比特更进一步地将信息反馈解释为:“把工作表现的情况传递给个人或引起这个成绩的行为,以使它做出正确地改正或是更进一步的努力。
这两种解释都在说明一种改进的方法。一种认为是心理上的因素决定的,即“总的来说,人们都想知道他们做的怎么样,不仅仅是因为要激励自己更加努力而且更是满足自己的成就感”,另一种观点则认为反馈是一种调节机制,使之自我完善和发展,有些人得到反馈自信之后,就会自动调节其行为以使效果达到更好。
反馈信息对提高任何一种工作的成绩都较有意义。一台自动设备如果不能按照期望的结果做出标准的信息反馈,那么就肯定不是一台完善的机器。反馈可以在有限范围内使机器设备进行自我调节。
除了自动化设备的信息反馈,人们自己也需要信息反馈指导自己的行为。总裁、首席执行官们和他人一样同样需要信息反馈。
以下这些建议可以确保反馈信息的有效性。
- 原信息与反馈信息间的相近性。举例来说,如果一项工作完成后立即进行检查,那么检查者会提出更多的意见指导工作,他们会了解错误出现的原因以及改进的最好方法,这样效果会比很久后才进行检查要好得多。
- 即时性。马萨诸塞大学的教授多纳德说:“工作进行与反馈间的时间越短、对改进工作越有帮助,一方面,人们容易记得工作任务,也方便改进。另一方面,迅速的反馈也表明了工作的重要性和你对他们工作的重视程度。
- 反馈意见要明确。“我猜它也不错”这样的意见不是很好。要使反馈意见明确、具体并能更多提及细节,比如说:“这个报告很好,但是它的引言部分太长,而且没有注明小标题,会使段落内容缺乏清晰度,总结部分写得非常精彩”这样的意见相信会收效甚多。
- 意见的权威性。通常情况下,反馈意见来源于组织内的领导者,但组织内部也会出现不同声音,有批评、有建议。但是要注意,不一定所有的建议对你都有指导作用,因而还是尽量听取领导者的反馈意见。