计算机简化了许多海量数据分析工作的强度,它们从编制工资表到记录人事信息,为人力资源管理提供了巨大的帮助。在计算机硬件、软件以及数据库的帮助下,组织可以更好地进行信息录入,并方便地处理它。人力资源信息系统(Human Resource Information System,HRIS)是一个用来为制定人力资源决策提供信息的集成系统。但是需要说明的是,尽管许多HRIS都进行了计算机化,并不是每一个HRIS都只有计算机协助。
建立HRIS的目的
HRIS在组织中主要为两个目标服务:一个与行政与运营的效率相关,另一个则与HRIS本身的作用效果相联系。HRIS的第一个目标就是通过对员工及人力资源活动信息的编制来提高效率。许多人力资源活动通过自动化的HRIS,完成过程更有效率,并且可以抛弃大量的纸上作业。一旦进行在线数据录入,所需存储的表格及必要的手工录入工作就大大减少了。
许多有关人力资源活动的重组都聚焦于识别人力资源信息流,以及这些信息流如何能被更有效地为权威人士所获得。人力资源活动的标准流程、自动化以及人事信息录入的自动化,对于提高人力资源运作的效率至关重要。
HRIS的第二个目标更具有战略意义,与人力资源规划相关。HRIS使得人力资源规划和管理决策的做出,可以在很大程度上依赖于相关信息,而不是仅仅依靠管理人员的观点与直觉。例如,一项原来靠手工操作、费时且需要相关知识背景的分析,在使用了HRIS及其丰富的检索与分析功能之后,可以由一名专业员工在很短的时间内完成。
在许多组织中,人力资源管理的战略价值越来越受到重视。相应地,为战略规划和人力资源预测所进行的HRIS数据收集与使用也越来越重要,这使得组织越来越重视自身的人力资源效果。
HRIS的使用
HRIS在组织中有许多作用,最基本的作用是使工资表和奖惩活动自动化。有了HRIS,员工的工作时间记录被输入系统中,相应的工资扣除和个人工资调整也在最后的工资支付中体现出来。人力资源信息系统在许多组织中的发展与实施结果使得一些工资制定职能已然由会计部门转向了人力资源部门。另一种对HRIS的普遍应用是正面行为强化(Affirmative Action Tracking)。在以上这些基本人事活动之外,许多其他的人力资源活动也要受到HRIS的影响。
构建人力资源信息系统
信息技术的爆炸式发展改变了人力资源信息的使用方式。就在几年前,大多数人力资源信息还必须在计算机主机上进行编辑和存储。但是今天,许多不同形式的信息技术被整合和使用,以至于人力资源专家可以得到这些与人力资源相关的信息,并且可将其传递给其他的经理和执行官。
选择人力资源信息系统
在为组织构建一套人力资源信息系统时,必须使这个系统支持组织的人力资源战略。这需要仔细分析整个组织和人力资源部门对人力资源信息的使用,但一般来说,对于人力资源信息系统的选择主要取决于成本因素,而不是考虑到在多大程度上HRIS可以支持人力资源决策制定。
设计并实施人力资源信息系统
要设计出一套有效的人力资源信息系统,专家们建议要从所需信息出发:
- 什么信息是可得的?组织中需要什么样的信息?
- 这些信息将如何使用?
- 递交这些信息时,需要什么样的格式,才能与公司的其他信息数据相容?
- 谁需要这些信息?
- 这些信息什么时候需要,以及需要的频率怎样?
对于这些问题的解答,可以帮助公司确定必要的硬件与软件设施。专家建议,应该建立一个项目小组来做广泛的规划。在这个项目小组中,通常包括来自组织中几个不同部门的代表,如人力资源与管理信息/数据处理部门。这个小组作为一个引导方向的工作委员会,它们要总体把握使用者的需求,明确这个系统的期望功能,咨询软硬件销售商并从那里得到报价,而且还要了解此信息系统的安装过程。在构建人力资源信息系统时,通过吸收来自众多不同部门的经理及其他代表的意见,组织努力使所营造的人力资源信息系统能够充分发挥其潜力,为使用者所接受,并且可以从整个组织的高度得以实行。
许多不同形式的软件系统可以提供人力资源信息。一些人力资源信息系统的软件需要使用计算机主机,这意味着购买和安装的巨大花费。其他一些人力资源软件系统可以通过组织在本地区或更大范围内的网络体系在个人电脑上运行。越来越多的组织把因特网作为其使用人力资源信息系统的基础。
通过企业内部网和企业外部网运行人力资源信息系统
因特网使用者的剧增越来越多地引起了人力资源专家的关注,特别是在组织搭建企业内部网或企业外部网时更是如此。企业内部网是在因特网上运行的组织内部网络系统。一项针对50家全球公司的调查表明,组织为收集和传播人力资源信息而对人力资源内部网络的使用正呈现上升势头,其中45%的企业已使用全球性的企业内部网,这一数字比一年前增长了27%。
企业外部网是与因特网相连的、为组织内员工提供外部经济实体信息的网络系统。例如,员工可以通过企业外部网,从组织外的第三者那里获得相关的奖惩信息。另一些情况下,员工可以从外部的工资表服务机构那里得到他们的工资表信息,而且员工通过企业外部网还可以把自己的旅行要求提供给一些外部的旅行服务机构。但是值得注意的是,无论是企业内部网还是企业外部网,防止未授权或不正当的信息获得和使用都是十分必要的。
以网络为基础的信息系统使得公司人力资源部门的管理效率得以大幅提高,并且使该部门能处理更加战略性的、长期的人力资源规划问题。公司主要通过以下四种方式使用以网络为基础的人力资源信息系统。
- 公告板。为分布在全球各地的组织员工提供个人保险、工作岗位和培训等信息。
- 信息渠道。企业外部网或企业内部网与数据库相连,使组织中的员工可以自己查询到奖惩信息,如病假、401(k)等,为原本需要花费大量精力用来回答员工咨询的人力资源职员腾出了许多时间。
- 员工自我服务。许多企业内部网融入了员工自我服务选择,通过它,员工可以获得以及更新他们自己的个人记录,改变或加入员工奖励计划,以及对其他地区的聘用机会做出反应。很明显,在员工自我服务的选择允许的情况下,信息安全十分重要。
- 扩大联系。企业内部网和企业外部网的整合效果使得人力资源服务提供商的数据库与雇主的数据库连接在一起,便于他们之间的电子数据交换。同时,员工可以在世界范围内递交和获得自己个人的具体信息。