对工作和现有人员技能进行分析评估是人力资源规划中一步重要的工作,首要工作就是必须将组织的需求和组织内部劳动力的供给进行对比分析。
分析工作岗位与技能
评估组织内部优劣势的出发点是,对当前组织内工作岗位的审计。内部评估帮助组织进行有效的定位,发展和保持自己的竞争优势。对当前所有工作岗位的深入分析为预测组织将来的工作岗位需求提供了基础。对下面这些问题的回答,可以来自业已存在的人事和组织数据库,这些问题是在进行内部评估时所需要提出的:
- 现阶段存在什么样的工作岗位?
- 每一项工作由多少员工来完成?
- 工作岗位之间的联系如何?
- 每一工作岗位的重要性如何?
- 为实施组织战略,需要什么样的工作岗位?
- 预期的工作岗位具有什么样的特征?
组织能力清单
当那些从事人力资源工作的人对现期工作岗位和将来为实现组织战略规划所需的工作岗位进行研究时,他们可以得出一份详尽的对现任员工及他们能力的审计报告。员工信息的基本来源就是组织中的人事信息档案。通过使用人力资源信息系统中的不同数据,我们可以清楚地了解员工的能力、知识水平和技能。规划人员可以利用这些清单为招聘、选拔和人力资源发展制定长远打算,同时,这些信息也可以用来判断组织将来所必需但现在还没有的人才与工作技能。
组织能力清单的组成要素
组织能力清单通常包括:
- 员工个人的人口统计特征(年龄、在组织中的工作时间、在现有工作岗位上的工作时间):
- 个人职业发展(工作经历、每个工作岗位的工作时间、晋升或其他工作变动、支付比率);
- 个人绩效信息(工作成绩、技能发展)。
所有写入员工能力清单的信息都将对该员工的职业产生影响,因此,这些信息及其使用必须与最初进行招聘时一样,切实贯彻工作相关性和非歧视性标准。而且,这些信息的安全性必须得以保证,只有那些对其有特殊用途的人士才可以接触其中的一些敏感性数据。
使用组织能力清单信息
员工的个人信息可以被归纳入对组织现任劳动群体的描述清单中,这个清单揭示了企业的优势与不足,组织若缺少专业人才如计算机专家,则可能影响到该企业对技术进步的利用。如果组织中的大量熟练员工都处在差不多的年龄阶段,那么他们的退休将会给组织带来巨大的冲击和空缺。例如,一家规模较小的乡村电力企业的八名熟练职员将在三年的时间里退休,但企业却要求七年时间的学徒制或在职培训,才能将一个人培训成胜任的高级技工。
其他需要收集的信息包括现任员工的变动、流动限制和特殊的上岗证书。大多数这些要素是组织无法控制的,如员工逝世、跳槽、退休或者遭到裁减。绘制一个图表,用来综观一下组织中各部门的员工情况是十分有用的,它可以明确指出组织的哪些部门需要招聘外部人员来满足未来的工作需要。同样地,这张图表还将显示出组织中哪里有熟练员工的储存,雇主们可以利用他们来迎合未来的情况。而且,越来越多的雇主使用计算机化的人力资源信息系统来处理人事信息。