检验你管理他人的能力的最好方法之一,就是看你的会议效率。会议的价值是无法测量的——不管现代化的通讯手段有多少好处,面对面沟通在许多人际交往中都是无可替代的。但是,如果你对任何在大型企业中工作的人这么说,他们肯定都会告诉你:他们在毫无价值的会议上浪费了太多的时间。要成为优秀的管理者。你就必须将那些令人痛苦的会议转变成更为紧凑、更富有成果的会议。
管理会议只是时间管理的一个部分——如果你想做一名成功的管理者,良好的时间管理是必不可少的。布赖恩•克莱格的《即时时间管理》一书篇幅不长,但里面包含了很多提高时间管理能力的小技巧(如果你觉得自己没有时间去专门学习时间管理,最好去看看这些技巧)。你也可以选择本书的姊妹篇,也是布赖恩·克莱格写的。它不仅收录了前面那本书中的许多技巧,而且还加入了很多全新的精彩内容。
试着按照以下这些原则去组织你的会议。现在就动手,你可以检查你即将召开的会议,并作好必要的准备工作。
会前
- 如果没有明确的好处,就尽量取消这个会议。
- 会议目标:在会议结束时将有什么收获?
- 出席者:3~6人最佳。
- 参与者的准备工作:现在就告诉他们,而不要到开会的时候才说。
- 写一个议程。将议题相互衔接。并加以排序。根据议题的重要性,而不是紧迫性,安排议程的时间分配。会议应该简短。
- 其他准备工作:会场安排好了吗?设备准备齐了吗?你是否需要做一些特殊的安排,例如停车或者接待?
- 和参与者进行沟通。他们是否有必要出席?问问他们是否有其他事项需要列入议程。
会中
- 准时开始!
- 详细描述会议的目标。
- 注意议程上的时间安排。强调会议的结束时间。
- 关注会议的进程(会议进行得如何),以及会议的内容(正在说些什么)。
- 严格遵守议程上的时间安排,但也不要太过拘泥。在会议的开头和结尾,留出一些社交性闲谈的时间,
- 确保每个人都能畅所欲言,并且每个人都已理解前面的人所说的内容。
- 不要跑题。只讨论会议的议题。
- 总结并记录具体的行动项目和截止日期。
- 如果有必要,就安排另一次会议。但最好不要这么做。
会后
- 列出计划中的行动和截止日期的清单。
- 别把那些你认为会前已经说过的东西包括进去。
- 在24小时之内公布清单。
- 在截止日期之前.对重要的行动项目进行跟进,随时检查其动态。
- 如果某个行动项目在会后没有被记住,那么它就永远不会得到实施。控制会议长度和提供简洁的行动清单有助于与会者加深记忆。