处理时间管理问题的黄金定律是拥有将事情区分优先顺序的能力。如果你不具有这种能力。就不可能管理好自己的时间和压力。原因是你不知道一件事什么时候是紧迫的,什么时候是重要的,什么时候是既重要又紧迫的。如果你不知道这一点,就不知道做事情的顺序。因此,让我们先来学习一些可以立即付诸行动的知识。
你熟悉紧迫重要性矩阵吗?如果你想给目前正在执行的任务划分类别的话,那么这是必不可少的知识,能够帮助你最有效地利用你将要花在每个类型的任务上的时间。
很多人发现他们在处理那些紧迫但并不是特别重要的事情上花费最多的时间。时间管理中的最大误区之一就是,当你努力区分出事情的优先顺序时,混淆了紧迫性和重要性。任何一项任务都会有一些影响因素,当这些因素改变时,这项任务可能会变得更加重要或者不那么重要了,但是,时间不是任何一项任务的影响因素之一。一件不重要的事情无论时间怎么改变都是不重要的,即使它的截止日期无法想象地近,而你必须在此之前完成任务。
你需要画一个这样的矩阵:
然后决定哪些事情该填在哪个位置。这些事情要来自你的时间日志。如果日志十分具体的话,花在每种类型的事情上的时间占总时间的比例也要记录下来。
I区
在这个区域中的事情即紧迫又重要,是你最需要优先考虑的事情。但是你也许还无法恰当地计划一下这些太紧迫的任务时,紧接着危机就发生了,因为你为了去完成它们而背负了太大的压力。
任何既紧迫又重要的工作你都需要立即予以注意。也许为了在截止日期之前完成一项任务,你不得不去把日记中其他的任务去掉,请同事来帮忙,把一部分工作托付给其他员工去做,自己把所有注意力都投入到工作的余下部分。你需要确保自己给予了那些真正重要的工作足够的时间,这样才能很好地做完它们。
II区
这一类的任务很重要,但是并不紧迫。意思就是说也许它们并没有具体的截止日期。或者离截止日期还有那么一段时间。这里有一个危险,如果没有截止日期的话,你也许永远不会找时间去处理它们。又或者有截止日期的话,你也许直到截止日期迫近的时候,才开始着手处理它们,然后能否在截止日期之前做完就不一定了。
那些重要却不紧迫的事情通常是需要给予高度注意的。其中有一些事很关键,但是由于截止日期还很远,这就需要战略规划,进度检查,或者因为很复杂,它们就很可能被搁置不管了。为了使这些任务得到妥善的管理,你也许不得不腾出具体的时间来处理它们,每次做一点。
III区
这里应该放那些非常紧迫但是相对来说并不是很重要的任务。一个人很容易把宝贵的时间都用在这些任务上,因为任务太紧迫了。理想情况下,任务既要得到充分的解决,又不占用太多的时间。你必须提醒自己不要在这类事情上花太多的时间。
IV区
这类工作既不重要也不紧迫,这就显得相当危险。但是如果你减少花在它们身上的时间,你也许会发现自己的工作日的趣味就降低了。这些事情牵涉到跟人谈话和做有趣但没什么价值的事情。如果你完全不做这类事情,你也许会疏远自己和工作环境中轻松愉快的一面的距离,你的同事也许会给你施加压力来打破你的决心。在这种情况下,你必须严格要求自己来抵制诱惑。