在组织利人事领域中,我们常会遇到许多问题。例如,组织的目标是什么?如何构造组织才能使它实现自己的目标?由于组织的总体任务过于庞大,任何个人都无法完成(如生产喷气式飞机),那么如何把总体任务分解成个人力所能及的微小部分(并有一定的挑战性)?我们必须设立多少配备各类人员的职位?这些职位有什么性质?需要工作人员有什么样的能力、技能和个人特性?需要招聘多少人?在挑选人员时,需要注意什么因素(个人、技术还是社会方面的因素)?如何训练工作人员?用什么标准测量工作人员的绩效?我们在作出任何决策之前,必须先对有关的工作作出明确规定,然后进一步确定完成这一工作需要有什么样的行为。这个过程就是工作分析。
工作分析对于人事研究和人事管理的重要性怎么估计也不会过高。全面地和深入地进行工作分析,可以使组织充分了解由具体人从事的工作及对工作人员的行为需求,为作出人事决策奠定坚实的基础。美国心理学会标准指出:“工作分析为确定(工作)内容提供了主要根据。”美国最高法院在对阿尔比马尔纸公司与穆迪一案的裁决中表明,工作分析是任何为了证明人员选择方法和工作绩效关系的效度研究的必不可少的部分。联邦雇员选择程序统一准则同样也有这种要求,它规定任何效度研究都要对所有工作进行工作分析。而在工作分析中获得的信息有多种多样的用处。
组织由各种各样的角色构成,我们通过工作分析从整体上协调这些角色的关系。我们可以通过工作分析详细说明各种角色(职位特点与预期的角色行为),从而奠定组织结构和组织设计的基础。通过工作分析,我们也可以详细说明从清洁工到董事长等各级人员的职责,从而避免工作重叠、劳动重复,提高个人和部门的工作效率及和谐性。在人事研究和人事管理的各个阶段,工作势析也是一种有用的手段,实际上,工作分析是人事工作者的必备工具。
组织是由各类工作岗位组成,而这些岗位都需要进行人员的配置。工作分析是指确定某一项工作的岗位职责,描述岗位需要员工具有哪些特质的特殊管理过程。然后,管理者利用这些信息制作出用来说明工作中包含哪些内容的工作描述(job descriptions),以及说明应该为该职位招聘什么样人员的工作规范(job specifications)。
通常来说,工作分析由主管或人力资源专员通过调查问卷来执行。这些调查问卷一般包括关于工作活动的信息(例如,清洁、销售、教育、绘画等),以及工作环境和工作时间安排等内容。
工作分析所提供的信息是很多人力资源管理决策的基础。例如,组织在决定要进行招聘时,需要用到某个工作岗位所需的员工特征信息来决定招聘什么样的员工;组织在制订培训计划和计算薪资水平的时候,则需要关于工作职责的信息。由于工作分析在人力资源管理中扮演了如此重要的角色,《美国联邦机构雇员选拔程序统一指南》(U.S.Federal Agencies’ Uniform Guidelines on Employee Selection)指出,工作分析能够让所有主要的人事管理活动有效运作,在管理过程中起到决定性的作用。
工作分析还在遵守公平就业相关法规方面扮演了重要的角色。雇主必须证明他们的甄选工具和员工评估工作与工作岗位绩效密切相关,没有违反公平就业机会的规定。当然如果要做到这一点,经理必须详细地了解工作的职责和岗位所需的员工技能。这就要求他们有能力进行相应的工作分析管理。