人力资源管理人员和他们相应的职责、管理方式、上级管理者对他们的信任程度都随着公司的不同而不同。在某种程度上,人力资源可以对公司的战略发展和目标起到相当大的促进作用。例如,某公司中年长的员工可能不会主动考虑公司合并的事情,除非碰巧正在讨论人力资源方面的事情,但在另一个公司却保留了很多文秘和行政等方面的职位,以从事工资和福利等工作。这两个例子的不同之处在于,上级管理层对人力资源管理工作的看法以及员工表现出来的胜任情况。
人力资源的行政职责
在最基本的层面上,公司的人力资源活动是被执行经理控制或外包给专业公司的。这时人力资源管理更多意味的是文秘和行政等辅助性工作。组织甚至不需要直接雇用人力资源的专门人员,必要时公司可以临时雇用人力资源的专业人员来帮助公司进行雇用、工资发放、提供津贴和解雇人员方面的工作。
更普遍的情况是,人力资源的一部分工作是在本公司做,而另一部分工作是通过合同的形式由其他咨询公司或人力资源顾问来做的。需要在外部进行的典型的人力资源工作包括员工援助计划、养老金管理、背景调查/资料验证、福利管理和培训发展等。
最近的一项调查显示,人力资源的外包活动占了人力资源活动的70%,而四年前,这个数字是47%。公司越大,越是愿意在某些方面借助于外部力量。没有借助外部支持的公司是因为它们在企业价值观、成本、控制力和企业商业秘密等方面的原因。最常见的外包形式包括人力资源信息系统、员工补偿金、家庭休假等。公司在外包过程中得到的服务质量取决于它们所挑选的咨询服务公司。
在小公司,执行经理更多的是从事人力资源方面的工作,但是当公司逐渐发展而且有其他的事务需要投入精力和时间时,经理们发现他们更喜欢将人力资源的有关事务委托给其他人。当然,更多地投入人力资源活动有助于产品质量的改善,但执行经理们却没有大量额外时间来这样做。
为了提高行政管理和人力资源管理的效率,越来越多人力资源方面的职能将更多地借助于电子信息和因特网:
在人力资源从业者的眼中,因特网的作用在于:文件“无纸化”传输、员工自助服务、网络招聘、电子化学习等。Wellpoint保健网络公司一位高级副总裁认为,通过网络,人力资源服务的成本会变得更低:“如果在网上进行交易只花1美元,还有必要花4美元去用其他方式处理吗?”KPMG公司一位高级副总裁认为:“真正的大赢家赢在招聘、学习、组织沟通、合作和执行力上。”
资源营销公司一位管理人员曾讲过这样一个故事。公司原计划在一个空房间里对候选人进行招聘、选拔工作,但由于种种原因招聘广告没有及时刊登在报纸上,而公司网页上发布了这条招聘信息。结果,应聘者超过了100人,远远多于公司所需要的数量。实际情况是,人们在准备面试前往往会浏览该公司的主页,这在今天已是习以为常的事情了。
但“电子化人力资源”在所有情况下都能解决问题吗?答案既可以是肯定的,也可以是否定的。这主要取决于所节省的时间和文书工作,但同时也会产生“网页工作”。过多的电子邮件信息和对员工在这方面的过高期望就是两个典型例子。
某培训经理这样认为:“你需要把精力集中在目标上,而不是技术上。如果没有人关注这些漂亮的页面,那它也不会给公司带来很大的价值。”公司首席执行官希望人力资源管理能告诉他们,如何让合适的人做合适的事,而目前因特网还远没有达到他们的要求。但是,“电子化人力资源”已开始扮演这种角色。
员工对人力资源职责的辩护和支持
人力资源工作在传统上被认为是组织中员工利益的维护者。人力资源管理人员仅仅被看做是公司道德和企业文化的维护者,他们既不能真正清楚地了解公司现状,也不能对公司战略的成功实施有任何实质性的贡献。由于这些微不足道的作用,甚至有一些人建议彻底取消人力资源部门。
尽管出现了这个偏激的观点,但还是必须有人来为员工以及他们的利益进行抗争。人力资源的专业管理人员把大量的时间用于解决与工作有关或无关的人员危机和冲突上。保护员工利益的主张可以有助于确保帮助公司公平地对待每位员工,不论员工的背景和经济状况如何。一些公司内部甚至设有专门监视员工工作环境的部门,而且针对员工有关不公正待遇的抱怨会采取相应的应对措施。
当人力资源管理发生变化时,人力资源部门作为员工利益的保护者和公司利益的贡献者的定位必须得到平衡。处理好这种平衡对人力资源管理专业人员来说至关重要。仅仅做一个员工利益的维护者远远不够,他们还应该是组织战略的制定者和推动者。
当人力资源管理人员面临着管理人员和普通员工的双重需求时,他们往往会发现自己在公司中处于尴尬的境地。尽管从事人力资源管理的专业人员有着丰富的经验和专业知识,也都是本行业的专家,但他们仍然缺乏有关公司产品、服务和主要业务方面的专业知识。这些局限性可能会导致人力资源管理人员在处理矛盾和解决冲突时站在员工一边,其实真正成功的人力资源应该是组织管理的一部分。
人力资源在公司经营中的职责
典型的职责是要求人力资源管理人员认同和贯彻执行与组织运营息息相关的各种公司政策和计划,人力资源规划的制定需要公司人力资源部门内外多名经理的建议和参与。由于劳动力市场和经济运行状况会发生变化,人力资源管理的重心也会发生变化,因此人力资源经理必须投入大量的时间和精力来应对各种各样的问题。
熟练处理人力资源方面的问题,确保公司正常运营是人力资源部门的主要职责。但是这种角色和定位还没有使得人力资源管理更深地卷入组织的战略制定和执行当中。
本质上,公司的运营活动是战术性的。由于有了平等就业机会的原则和其他法律规定作为保障,求职申请要经过严格的审核,目前的环节包括:(1)面试,面试必须公开;(2)主管进行培训;(3)考虑健康和安全因素;(4)合理分配、管理工资和奖金。名种各样的工作都要与组织内的许多经理和主管协调配合。其中经营性职责无疑是重要的,但如果这仅仅是人力资源管理的唯一角色,人力资源的优势也终将会丧失。
一位人力资源部门的发言人写到:经理和员工对人力资源的印象是受他们所接受的服务和利益的直接影响的。人力资源部门既需要发挥战略作用,也需要发挥职能作用。