当今社会的年轻人似乎都有点网络依赖症。每天和朋友们互相发几十条上百条短信、电子邮件都不足为奇。而且收到短信如果迟迟不回复就被认为是非常失礼的事情,于是24小时都手机不离手,一天到晚总是在电脑前坐着不动。
在地铁里,很多人都喜欢不停地玩弄手机。好像如果出门不带手机的话,就像被流放到一个无人的荒野,会觉得非常不安。遗失了手机就像被整个世界所遗弃那样恐怖和绝望。
类似的“网络依赖症”,在职场也不鲜见。以邮件为例:邮件作为一种沟通方式,可以不管对方现在是否方便,只要轻轻一按发送键,随时都可以发送信息,确实非常方便。尤其是面对面不太方便表达的事情,有时可以通过邮件来沟通,互相都会觉得很轻松。
但是一旦陷入“邮件依赖症”,从以下两个层面来讲是非常危险的。
首先,泛滥的电子邮件会使人际关系变得淡薄,从而给工作带来一些障碍。和客户及合作伙伴之间的人际关系如此,公司内的人际关系也是如此。在工作上,对人的理解,其重要性高于一切。而一旦陷入电子邮件依赖症,恐怕就会看不清最关键的“人”了。
因此,在佳能电子公司,在同一楼层办公的同事之间是禁止互相发邮件的。总监以上级别在上班后的两个小时内也是禁止浏览邮件的。因为已经好不容易地养成了在上班的地铁里进行工作准备和反省的习惯,已经对当天的工作安排都有了很清晰的想法和思路,如果一上班就打开邮箱的话,就会忙于处理邮件,把原有的计划都影响了。上午是大脑非常清醒兴奋的大好时光,如果都用在处理电子邮件上,岂不是很浪费?
上班之后,首先还是应该按照上班路上所计划的,先按照自己的想法和步骤开始工作,两个小时以后再打开邮箱也完全不会耽误工作,因为真正紧急的事情一般都不会通过邮件来联络。真有急事的话,肯定会有电话打过来。
也就是说,上班之后,完全没有必要马上去处理邮件。很多时候,我们都是出于一种惰性而先打开邮箱。戒掉这个习惯,不仅限于管理层,对大多数人来说,都能大大提高工作效率。上班后先处理自己计划中的第一件工作,然后再查看邮件——希望大家都能按照这样的顺序来开始每天的工作。
网络依赖症带来的第二个危险是,过度依赖邮件会使工作量不减反增。就如同之前所论述过的,打电话时间长的人是不会工作的人,这点也适合那些沉湎于邮件往来的人。
现在很多人都习惯于无论什么工作都通过邮件来联系。其实冷静下来仔细想想,很多事情都应该是打个电话很快就能解决的。在电话里,当场就能获得对方的回复。那为什么还要写邮件、等回复,然后再发一封邮件告诉对方我知道了呢?很多时候,正是这些不必要的操作环节浪费了我们的宝贵时间。
另外,总是发很多邮件的人,不管是提出问题还是回答问题,归纳概括要点的能力都比较差,所以才会在通常一个来回就能解决的问题上翻来覆去地发好多邮件。结果往来邮件的数量大增。也就是说,不得要领的邮件一天之内发很多次,然后一整天都浪费在收发邮件上了。
人与人的亲近度,是和在一起会面的时间成正比的。这在心理学上是一个具备普遍意义的法则,被称之为“单纯接触原理”。人与人的接触频率和次数越多,就越容易增强亲密关系,越有利于工作的展开。我在佳能的采购部门当了十多年的负责人,总是能频繁会面的销售人员,我会感觉很亲近,会给他们更多订单。这也验证了心理学的结论。
所以,关于邮件,首先还是要建立这样一种意识:最好是面谈,其次是电话,实在没有办法了再选择邮件。重要的是首先要会面。因为对方不太方便而面谈有困难时,可以通过电话来交流。虽然不直接会面,但仅仅是在电话里做个沟通,单纯接触的原理也会奏效。
发送邮件是面谈和电话都无法实现时无可奈何的选择。或者也可以只是邮件约定一下时间和地点,之后再当面详谈,这样也可以起到增强你所要传达的信息的效果。