许多人还没有意识到,工作本身就是一场战争,要经历无数的战斗,事实上这样毫无危机意识的想法已经开始影响到工作了。战争时,抢得先机是十分重要的,有资料显示,80%的战争是先下手者获胜。
在职场中也是如此,就拿药品开发竞争为例。抢得先机的企业可以占有80%的市场,排名第二、第三的公司则分享所剩20%的市场。第四名之后的竞争者则几乎抢不到市场,因为市场已经被第一个开发的公司压制了。任何新开发的产品都是这样,不跑在其他人的前头,就等于失败。一个企业是如此,作为员工也应如此。
也许有的人会说:“我每天都有很多工作,即便是不停歇地做,能在下班之前做完就很不错了。而且这样一天下来,感觉精力都要透支了。这样怎么可能再抢先一小时完成工作呢?”这是大多数人都存在的情况,每天一早到公司,忙忙碌碌一整天,终于在下班之前完成当天的工作,回家的路上感到身心疲惫,没有心情做任何事情。但是仍然有人能够在下班的前一小时完成工作,然后悠闲地收拾东西回家,在回家的路上还会兴致高昂地逛街购物。同样的时间,同样的工作量,为什么差别却如此之大呢?
在这个世界500强的企业中工作,千羽每天都忙得焦头烂额,通常都是手头的工作还没有处理好,上司就下达了新的工作,最糟糕的情况是,工作一多,思维就会混乱,导致工作中经常出错。她最佩服的人就是公司里的另一个同事叶子,叶子总能够把工作处理得有条不紊,即便是突然接到新的工作任务,她也能在最短的时间内处理好,并且不会影响手头的工作。
在一个偶然的机会中,公司安排千羽和叶子共同完成一个项目,通过这次的合作,千羽发现了叶子能够高效而快速地完成工作的秘诀。首先,大部分员工都会把自己的工作安排写在本子上,叶子也是如此,但不同的是叶子除了写下每天的工作计划,还在每个周五把下个星期的工作安排做一个简单的规划。这样她就能够提前对下周要做的工作有一个整体的概念,可以大致了解确定自己工作的节奏。
第二,叶子也和许多员工一样把一天中需要做的事情罗列在笔记本上,但不同的是在她的笔记本上分别有红色、黄色、绿色的字体。红色表示重要的事情,黄色表示紧急的事情,绿色表示需要完成的事情,千羽发现,那些“忙不完的事情”通常都是绿色标记的事情。
第三,对于复杂的工作,叶子会把它拆分成几个环节,把各个环节的安排加入到自己的整个工作周期中,把绿色事项逐层升级到黄色、红色阶段,这大大地提高了她的工作效率。
最后,叶子的笔记本中还夹着一张时间表,这张表的主要用途就是能够让叶子清楚自己什么时间完成哪一个阶段的工作,如果在时间快结束时还没有完成自己规定的任务量,那一定就是自己在工作的过程中有所拖延,然后立即调整过来。
通过对叶子工作状态的研究,千羽发现自己获益匪浅,在后来的工作中,千羽模仿叶子的方法进行工作,工作的效率果然比之前高出了许多,每天下班她不再是身心疲惫,因为她已经能够在下班前半个小时把当天的工作都做完。同时,千羽还总结出了导致自己在以往的工作过程中不能提前完成工作的因素:
- 在此之前,千羽每天都是准时到达公司,因为时间紧迫,没有时间吃早餐,只好占用上班的时间解决早餐,至少会浪费10分钟的工作时间;
- 在公司中千羽属于活跃分子,和同事关系融洽,经常会聚在一起讨论一些私人事情,并且常常因此耽误工作时间;
- 花了太多的时间在细枝末节的事情上,例如:晚餐吃些什么,今天的电视剧会播放哪些情节;
- 经常在工作的过程中想一些无关紧要的事情;
- 把大部分时间用在了不重要的事情上。
在逐步改掉以上这些习惯后,千羽发现自己居然能够在下班前一小时完成当天的工作了。在余下的一小时里,她把工作中容易出漏洞的地方检查一遍,确认无误后再转交给上司,之后,再对自己第二天的工作进行安排。千羽突然发现原来面对大量的工作自己也可以过得这样充实而轻松。
三个月后,千羽的进步得到了上司的肯定,不但涨了薪水,还被评为最有潜力的员工之一。
每一个成功人士都会最大限度地利用时间,因为他们知道只有时间能够为他们赢得更多的机会,能够抢先一小时完成工作,我们就能够在这一小时中做更多其他人来不及做的事情,日积月累,上司总有一天会看到我们超强的能力。这是你能学到的最好的职场工作法则。