你至少可以使用7种理念来进行自我时间规划并实现生产力最大化。你学会的方法越多,你每天完成的工作就越多。
在前一晚做好准备
首先,在前一晚准备好第二天的工作清单。在下班回家前做最后一件事——规划好第二天的活动,这是最佳练习法。当你在前一晚规划日程时,你的潜意识将在你睡觉时研究你的计划和目标。因此当你早上起床时,脑海里总会有很多理念和想法,它们均可应用于日间的工作之中。
有时,当你醒来或当你为工作做好准备时,你所研究的问题的答案会潜入你的意识之中。通常在此时你将获得可以用来解决问题和完成工作的新观点,或发现可以完成任务的不同或更好的方法。
在前一晚准备好每日清单,这一练习法最大的好处是可以让你睡得更加酣畅淋漓。躺在床上不睡觉,努力让自己记住第二天必须完成的所有工作是失眠的主要原因。一旦在清单上写出所有必须完成的工作后,你的心理就会获得解脱,你便能睡得更安稳。
拟定日程
拟定日程可以降低压力,释放活力。为每一天、每一周和每个月拟定计划并做好规划,这可以增强你的控制感和幸福感。你将感到生活在自己的掌控之中。这种感觉增强了你的自尊,提高了你的个人效率意识。
提早开始一天的工作
提早开始一天的工作。你坐下来思考并拟定计划所花费的时间越长,你对生活各个方面的规划就越理想。根据成功人士的传记和自传,他们几乎都有一个共性——养成在适当的时间就寝并早早起床的好习惯。
许多成功人士都在早上5点或5点30分起床,以便有足够的时间思考,并为即将到来的一天制定好计划。因此,他们总是比那些不到最后一刻绝不起床的人更有效率。
在开始处理任何任务之前花几分钟静静地反思,这一行为可以让你在执行任务时节省好几个小时。当你早早起床,提前规划好你的一天时,你将更冷静,头脑更清晰,并在一整天里更具创造力。
使用规划合理的归档系统
下决心在家里和在工作时都要使用规划合理的归档系统。目前,有30%的工作时间浪费在寻找放错地方的物品上。因为没有正确归档,有些东西被弄丢了。对你而言,这种情况听起来是不是很耳熟?由于没有建立归档和检索系统的意识,而把宝贵的时间浪费在寻找放错地方的资料上,类似这样的一些事情让人十分沮丧。
最出色、最简单的归档系统是字母表系统。你应该结合归档系统列出一份清单或记录,在上面记录每份文件的名字和存放的地址。罗乐德斯(Rolodex)台式旋转夹是办公文件归档系统的最佳工具之一,它们在家中也有很多不同的用途。你可以在任何文具店里买到罗乐德斯台式旋转夹,它能让你以多种方式追踪各类文件。
在黄金时间做重要的工作
规划自己的人生,以便在自身内在的“黄金时间”从事创造性的工作。根据生物钟原理,你内在的黄金时间是你一天中最警觉、最有效率的时刻。大部分人的黄金时间在早上,但有些人的黄金时间在晚上。偶尔有一两个作家、艺术家或演艺人员可能会发现,他们的黄金时间是凌晨的几个小时。
了解自己内在的黄金时间以便为最重要的项目制定好日程,这一点非常重要。最重要的工作通常要求你发挥最佳水平,保持警觉并富于创造力。在一天中的哪段时间,你最有这样的体会?
你也必须了解外在的黄金时间,在这段时间里你最容易获得客户或顾客。每个人都应该同时利用自己外在的黄金时间和内在的黄金时间规划自己一天的工作。
使用口述记录机或录音机
口述记录机是帮你在事业上或个人生活中节省时间的最佳设备之一。一旦学会如何使用口述记录机,你便可以将书写时间节省80%之多,口述记录机所花费的时间最多为手写或打字时间的20%。它还可以节省为你打字的人的时间,通常从磁带转录比辨认某人的字迹更容易。在使用口述记录机时,有3个关键因素可以确保你实现效率最大化。
- 写出口述记录事项的大纲。在开始录制磁带之前,简单写出主标题和副标题并在脑海中想好甸子结构。不要害怕重录和清除,选用更好的词汇再重新录制一次。
- 不要吹毛求疵、力求完美。有时,自然交流的声音效果最好,语法最贴切。你可以稍后返工,纠正大的错误。与将事情写下来或在一开始就力求表述完美相比,编辑转录事项要容易得多。
- 集中精力尽快把你的想法表达出来,然后在定稿前返工将其整理好。你将立刻表述出精确完美、无须修正与编辑的信件和报告。
让空中旅行更有效率
个人规划的一个重要领域是旅行,特别是乘飞机旅行。几年前,曾为美国西部服务的地方性航空公司——休斯西方航空公司(Hughes AirWest) 雇用一家咨询公司,将人们在头等舱和经济舱中工作的效率与在普通办公室里工作的效率进行比较。结果发现,在飞机里1小时不中断的工作成果相当于正常工作环境下3小时的工作成果。这里的关键词是“不中断”。如果在动身去机场之前事先做好工作计划,你就可以在空中完成大量的工作。