身为领导者,经常会需要设定大大小小的目标,尤其是在员工绩效管理的过程中,更是如此。目标管理既是一门科学也是一门艺术,科学有效的目标体系不仅可以提升组织效率,更有助于推进员工及下级的个人成长。以下是你在为员工设立目标时,需要了解的一些基本概念及注意事项。
目标描述的是一种状态而非一个过程
如果你希望通过给员工设定目标,从而使他们专注在真正符合企业战略及组织价值观的事情上,那么需要注意几个重要的规则,因为人们经常无法正确地对目标做出描述。
我们多数情况下追求的是一种状态,而非一个过程,因此目标所描述的应该是一种状态。但实际上它经常会被错误地描绘成一个过程。例如,当问某人的目标是什么时,他会回答想建造一所房子,往往就会像下面这句话一样:“我的目标是建一所房子。”但实际上这是目标吗?绝大多数情况下,答案都是“不算”。谁愿意去建造一所房子?建造房子对很多人来说其实意味着劳心劳力。他们的实际目标应该是:“在12月31号,我和我的家人能够住在属于自己的新建的房子里(状态),到达它的路径当然是首先要建造一所房子(过程)。我们在表述自己的目标时,一般来说应该是指在我们做了该做的工作从而达到了目标时所处的一种状态。
但是,不可混淆的是:业余时间里的消遣能够给我们带来欢乐。在这里,过程实际上就成为目标。例如,一位老爷车粉丝可以亲手整修一辆古董车,不计时间成本。他的目标其实等同于过程:“我的目标是修理这辆车。”而在职场中,目标通常无关过程,而是达到某种状态。如果我们的老爷车粉丝是一位职业的汽修工人,以此来赚钱谋生,那么他实际上也就不再仅仅出于兴趣,而是遵循于时间来工作了,因为他必须达到一个与客户商定好的具体的目标。这个目标可能会是:“在8月30号修好这辆车,保证它整装待命,时能够上路。”
目标设定的SMART原则
设想一下,为员工设定目标可以帮助他们在一年中将精力集中于那些重要的、对企业发展真正有意义的事情上,因此,也就要求目标务必清楚明确。在这上面花些工夫绝对物有所值,因为这祥可以避免误解,节约时间。设定目标应该遵循著名的SMART原则:
S=具体明确(所有的参与者清楚地知道目标的内容)。
M=可衡量性(目标达成的程度是可以测量的)。
A=可实现性(具有挑战性,但是不能过度困难)。
R=现实相关性(目标是可以达到的,并且可以通过个人的行为促使它的达成)。
T=时限性(目标要在一个约定的时间内达成)。
很多管理者可能都听说过SMART原则。可惜,令人吃惊的是,很少有人使用这个方法设定目标,因为困难之处隐藏在细节之中。所以,让我们逐条地、更加仔细地了解一下它如何在现实中应用。
S代表具体明确。
目标必须淸楚地表明要达成什么。在这里要注意,那些不够具体的词汇,如“快速的”、“全面的”、“超额”、“有效的”,不应出现在目标的表述中。有时候,人们无法一眼就辨认出目标表述中存在的含糊。例如,我们看一下下面这个由一位主管生产的中层管理者所设定的目标。它是这么说的:“到12月31号,要为生产工作建立一个质量圈。”这个目标乍听之下非常具体。但如果仔细观察,就会发现,什么时候可以确认为设立了质量圈?质量圈是一个自发的、定期开会的、以质量优化为目标而进行讨论的小组,所以,什么时候能够认定这个小组成立了呢?
- 是确定定期参会的人员名单的时候吗?
- 是组员碰头开会的时候吗?
- 是小组形成了质量优化建议的时候吗?
- 是质量优化方法得到实施的时候吗?
通过以上问题不难发现,“建立”这个概念仍然有些笼统。这位管理者在年末的时候会和他的老板说:“我这里有一份将来会参加质量圈的员工的名单,质量圈已经建立起来了。”他的老板会回答他:“我拿这个名单有什么用?我要看到的是优化建议,这才是我所理解的质量圈的设立,不是形成什么名单。”只有在所有人对要达到的目标毫无异议时,它才能称得上是具体的。
M代表可衡量性。
设定目标时,一个重要的难题在于如何为目标的达成找到合适的衡量标准。在这个问题上非常值得投入时间,以便找到明确的评价成功的定义。就此,请思考下面的例子:
你从多个渠道获悉,员工对你手下的一位经理非常不满。因为他在做决定时独断专行,即使在时间充足的情况下也不与其他员工沟通。而且,他很少将责任下放,对待经验丰富的员工,也要事无巨细地过问。这就让那些工作多年的员工失去了工作热情。你观察了他的行为,并且在员工谈话中就此与他进行了沟通。那位经理认识到他的领导方式会削弱员工的积极性,并且决定要对此加以改正。你想就此为他设定一个需要达到的目标,目标的方向是“让更多员工参与决策制度”和“将更多的责任下放”。
1.思考针对这个目标的评价标准。
2.在本案例中,怎样才算完成了目标设定?
你想到了哪些有效的衡量标准?很多经理觉得在上面的情况下难以找到合适的衡量标准,因而没有进行目标设定。这样一来,下级就只得到了一个模糊的意见“你看看,当时你是怎么做的啊。”但这是错误的,因为没有具体商定的目标,这位经理很快就会在日常工作中将之拋诸脑后,并且回归习惯的行为方式。在上面这个例子中,你可以时常询问一下这位经理,“民主决策”和“责任下放”目前做得怎么样,并且一年后再进行一次调查。于是,目标就成为要使员工评价满意度提升X个百分点。对下属进行这样的调查尽管属于非常有效的评价标准,但在现实中却很少加以实施,因为,一方面这样的做法成本昂贵,另一方面也会使得这位经理在员工面前失去颜面。
―位中层领导者曾经在上面的情況下对他的基层经理做出规定要在什么时候,以怎样的方式将他的员工纳入到决策过程中,以及将更重要的工作进行授权。目标就确定为:“在9月31号要提交10份由领导确认过的员工参与重要决策和工作授权的文档。”文档工作的成本对于基层经理来说是可以接受的,因为他只需要提供那些涉及重要决定及重要工作授权的内容。同时在这个过程开始后,每14天这位经理要向他的老板就这两件事情进行汇报,共同讨论其成效和继续改善的空间。两个月之后,谈话的频率调整为每月一次。
这个方法取得成功的关键在于,在每次进行的谈话中,不要让这位经理感觉受到了监管,而要让他将其视为一次学习的过程。想要做到这一点,需要上级创造友好的氛围,并积极给予意见来实现。确定目标、将成果文档化和定期的会面使得这位经理在很长一段时间内能够始终将注意力集中在这个问题上。这个过程持续了半年时间,这位经理的领导方式改变了,并得以持续下来,他也切身感受到了改进后的行为方式所带来的长期的积极效果。
A代表可实现性。
达成目标对于相应的人员必须是一种挑战。目标不能是针对自己的,而应该针对相应的人员并对其能力提出挑战。同时,这个目标又不能过高。将一个刚刚接触跳高的人的目标设定为1.6米可能已经是一种挑战了,但对于一个经验丰富的跳高运动员来说,这样的目标显然太小儿科。你必须考虑每个人的经验水平和你对他能够提出的期望。通过谈话使得你对他,以及他对自己做出的评估不断调整并实现平衡。
R代表现实相关性。
目标的达成要在可以达成的框架内。除此之外,目标达成的程度要能够受到个人行为的影响。因此,我们就不能将中彩票头奖设为自己的目标。即使你将个人的全部财产用于购买彩票,达成目标的概率仍然极其微小。这个目标更多取决于偶然性而并非您的表现,因此它也就是不现实的。
T代表时限性。
必须明确给出目标达成的时间。在现实中,这一点也并不是那么容易做到的,因为有些过程在开始之后无法确定其结束的时间。例如,研发工作往往就是如此,结束的时间要取决于在过程中的发现。但在大多数情况下,设定一个截止时间仍然是可行并且有益的。
现在,你已经了解如何利用SMART原则设定目标,以及目标应该是—种状态而非过程。要想形成可衡量的目标并非总是轻而易举的,没有努力与思考往往无法做到。但所付出的时间终究会带来回报,因为这能够帮助你在一年的时间内调动员工的注意力,使其集中于真正有意义的工作上。
关于设定目标的其他注意事项
通过协商或由领导者确定。
如果可能,应该与员工共同确定目标。员工亲自参与并给出建议,会使他的积极性得到提升。当然会存在那些低估自己、高估自己或是根本不想接受考核的员工,在这样的情况下,可以尝试在讨论中取得一致。如果无法使用这样的方式,那么,作为上级及领导者,利用SMART原则确定目标就变得非常重要了。即使是由领导者个人确定的目标,也具有引导员工注意力,使其集中于重要工作上的作用。
个人要对目标的达成而不是过程负责。
很多员工,有时甚至包括领导者,不对目标的达成而是对其过程负责。事实上,重要的不在于做了些什么,而在于取得了怎样的结果。这是一个态度问题。我认识一位项目经理,他拥有非常好的声誉,正是由于他会在协商后承担起达成目标的责任。他总是能够在确定的预算下,在规定的时间内,将商定的目标实现。这就是他给自己规定的评价标准。在他的定义中,关键问题是“是否达到了这个状态’而不是“做了些什么事情”。
当你申请购置了一所房子,你就会希望在合约规定的时间内入住。你会希望目标100%达成或在出现问题时获得及时的反馈。你一定无法接受一个未完工的房子和满嘴都是借口的承建商。当然,总会有不可抗拒因素造成的无法完成的情况。在这样的情况下,员工可以也应该及时进行沟通。你也就可以就此做出应对,调整或商定一个新的目标。但不该发生的是,员工在年底时告知你目标没有达成,并且手拿一张列着所有付出的努力的清单,以此来表示“他一直在努力”。给予员工选择达成目标路径的决策自由,但他们同时也要明确向你表示对任务结果负责。永远要将一个重要的目标与一个具体的人绑定,而非一个小组。一旦个人承担了目标达成的责任,其得到实施的可能性就会大增。
不是所有人都需要目标。
对于目标管理,领导者最后需要牢记的一项是:不是组织中的每一个岗位都需要施行目标化管理。对于那些规定了要进行目标设定的谈话的公司而言,为每个员工设立目标就是一种责任。但这么做有时没什么意义。有些职能,其大部分工作都是由常规工作组成的,对这样的工作设定目标将是困难而徒劳且毫无意义的。在这样的情况下,所确定出的经常会是一些虚拟的目标,你完全可以省下这样的时间。