利用Evernote记会议笔记
利用Evernote或另一种专用数字笔记本应用程序来记笔记。笔记做得好并且可供搜寻，会使会议有价值得多，而适当的记笔记工具，会让你很容易就将你的会议笔记与相关的专案或主题归档。最棒的是，如果你使用Evernote mobile app来拍摄会议白板或活动挂图的照片，光学字元辨识（OCR）会使那些手写笔记也变得可供搜寻。
用Google Docs分享笔记。
在Google Doc中进行即时的协同合作笔记，借此和同事分担做笔记的职责。由于Google Docs几乎是即时更新，只要有网络连线，你们将能够看到彼此的笔记并作出贡献。（如果要保留所有的项目笔记，记得事后要复制Evernote里面的会议笔记。）那意味着，你和你的团队可以合力记笔记，这样一来，如果有一个人在说话，另一个人就可以记录。如果你和多位同事参加客户的会议或是与另一个团队开会，这种做法尤其棒，因为你们有某种心灵连结──你们可以根据会议笔记，跟彼此建议构想。此外，如果没有网络连线，但你和你的同事全都使用麦金塔电脑，那么只要建立一个电脑对电脑网络，就可以使用神奇的Sub Etha Edit来协同合作，而且延迟状况甚至比使用Google Docs时的状况少。
准备一个用来播放参考资料的参考荧幕。数字笔记的一个缺点是，如果你需要在会议中参考一份文件，你必须在记笔记的应用程序和参考文件之间来回翻阅。那就是为什么我总是带着我的iPad；我使用应用程序Good Reader来储存我在会议上可能需要查阅的任何PDF或文件。此外，由于Good Reader已经连结到我的Drop Box帐户，我可以一直存取我需要开启的文件，即使我之前没有想到要在Good Reader预先下载它。
用心智图进行协作。
我非常喜欢心智图，它使用看来像是树状或流程图的图形，以视觉方式显示构想和资讯。有些人实际上以心智图的形式作会议笔记（已经做过，后来回归文字），但是我发现，如果我参与一个需要与会者一起掌握和整理构想的小组讨论，这时心智图最有用。我最喜欢的两个适用于会议的心智图应用程序，是Mind Meister（非常具有弹性和强大）以及Popplet（比较便宜和容易使用，但较欠缺弹性）。如果你在面对面的会议中使用心智图，你可以将投影机连接到电脑，但这些应用程序具备的即时协作支援，意味着它们在即时虚拟会议中也很适用于协作。
上述所有的工具在面对面会议和虚拟会议中都很实用，但我还要向进行虚拟会议或电话会议的人推荐一些其他工具。
用Join.me更快分享画面。
我试过Go To Meeting、WebEx、Google Hangouts和Skype，它们有些时候（甚至大部分时候）全都管用，但我使用过唯一无懈可击的画面分享工具是Join.me，它每次对我都很管用（祝我好运！），而且因为要设定会议和分享连结非常快，当我了解我需要分享画面时，即使我已经在通话中，它也一样管用。
选择一个备援频道（back channel）。
如果你和另一处办公室或地点的同事一起去拜访客户或潜在客户，请在你们的会议开始之前，选择一种即时传讯备援频道，借此使你自己保持同步。最糟糕的事情，莫过于需要向一起简报的人传送紧急讯息，结果却发现，他要先检视自己的电子邮件，才能够看到该讯息，在此之前，你必须等待。你的备援频道可以是Skype、Lync、MSN、Apple Messages或Gmail Chat──任何传讯应用程序都适用，只要它具有桌面支援（这样你就不用试着在你的手机中输入紧急讯息），而且你在开会之前已和同事连线。（传送一项测试讯息，以便确定。）即使你使用支援私密传讯的虚拟会议应用程序，我建议使用另一项应用程序做为你的备援频道，这样你就不会不小心与客户分享你的讯息。
记录关键的电话会议。
如果你参与一项电话会议，而且没有办法记笔记（或是打字不够快），那就考虑电话录音，以供日后参考。同时适用于iPhone和Android的Tape A Call，使录音变得很容易：只要安装这个应用程序，然后在电话会议中拨打录音专线，就可以开始录音。（注意，在许多司法管辖区中规定，必须每个人都同意，否则电话录音是非法行为。）
在电脑和移动装置上安装配置这些工具，就更能够充分运用你的会议。这种科技完全不会让你忽略工作和同事，反而能够协助你与他们重新连结──做法是使你们共处的时间愈宝贵愈好。