现在,越来越多的人选择在家soho或远程工作,这一方面得益于像是即时通讯等科技的迅猛发展让在线面对面的沟通成为可能;另一方面,远程也是很多跨国公司及远距团队的工作需要。
以下谈到的这些方法,是我认为让远程工作保持高效必不可少的工具:
即时通讯:即时通讯的作用好处多多,像是已经为了截止期限焦头烂额时,就不会有电话突然响起、或是同事忽然出现在桌边一样的干扰。即时传讯可以用来询问简单的问题,或者甚至是稍稍互相关心维系交情,让远程工作别那么孤立于人群。至于最有效率的作法,则是先看看同事或客户大多使用哪套软件,再同样跟进。此外也可绑定手机短信帐户,就能在笔记本电脑上读取及回应短信。
社交网络:就算你自己对脸书或推特没什么好感,为了远程工作,也不妨加入至少一项社交网络。社交网络能带来一些像是在办公室工作的社交情境和好处:花个5分钟休息时间在推特上,就能得到对某个概念的意见反馈,或是看到某个本来可能错过的业界消息。选择一项社交网络当做休闲去处,每天看个几次,别和世界脱节。
如果上不了网、或是开不了机,再好的云端协作工具也无用武之地。以下几项是我建议的必备硬件,好让你随时能够连线使用。
自己的网络热点:咖啡店的WiFi喜怒无常、并不可靠,所以务必要能够随时随地建立可用网络连接。这里有许多不同作法,简单的可能像是用手机连线上网作为备用,或是向网络供应商购买移动网卡,也就能用笔记本电脑读取手机资料。
品质优良的耳机麦克风:不论在家里或是在外使用手机,都要有可靠的耳机麦克风。虽然我也用过十几种蓝牙耳麦,但还是偏好使用有线型,才无须担心充电或配对的问题。使用耳麦,就能一边打字、一边说话。而且远程工作的好处之一,就在于不一定得坐在桌前,如果接听的这通电话无须做笔记,有了耳麦就大可起来走走舒展筋骨,或是让你有时间清清书桌、扫扫厨房。
迷你旅用延长线:只要自备延长线,即使咖啡店里插座都插满了也不用担心:只要请某位暂时拔起来一下,再让你们两位都用你的延长线就行。而且,这招也能让你在拥挤的会议中心里人气满点。
备用变压器:为电脑多准备一个变压器,并且为所有设备(手机、平板等等)都多准备一条连结线。只要袋子里随时都有一套连结线,而无须每天早晨拔来拔去,就永远不用担心无线可充电的窘境。
移动电源和车用充电器:为手机准备行动电源,另外也要确保能在车上充电。更理想的是再准备一个车用电源逆变器,让笔电也能在车上充电,就能在隐私无虞的自家车里接听重要业务电话,而且不用担心讲到一半就没电。
轻型笔电:移动愈方便,工作的时间地点就愈不受限。
远程工作最佳实务
就算有了最完整的「远程工作工具组」,也不能保证你会成为快乐又有生产力的远程工作者。想让这一切的远程工作准备真正发挥效力,就必须善用远程工作最大的优点:有相当程度能够控制自己工作的一天该是什么模样。相关著作已经汗牛充栋,都在告诉读者如何达成这项目标。而以下是我的3大建议:
把一天分成不同时段:将一天分成不同时段,在不同时段专注于想完成的不同事项上。我的分法是把工作日分成「开门时段」和「关门时段」,因为我早上一起床工作效率最高,因此一般都将早上时段特别保留给需要专注的工作。
留下紧急联络渠道:远程工作的好处之一,就在于不用担心一直有同事来打扰。而为了好好享受这点,我工作时会把手机转静音,QQ状态也显示为「离线」。但只要是真正熟识的同事,就知道发消息来我还是看得到。
要有维持人际往来的计划:除了专注工作,维持人际关系也同样重要。想要不完全遗世独立,到咖啡店工作会是个好办法,特别是可以每次坐固定的位置、并且先向店里的人自我介绍。此外,可以定期和同事朋友一起吃顿午餐,才不会变得太孤僻:请记得,你不在办公室工作,已经让你的效率大增,所以让自己享受一点社交生活 也是理所当然。
在这个线上世代,一大好处就是工作的时间地点不再受限。只要能够掌握关于工作地点和方式的力量,你的生产力就能超过那些朝九晚五的上班族。