这年头似乎发个电子邮件,你就觉得该做的事情已经做完了。不过我们仍难免需要写较长的备忘录和报告,以推动某议题、请别人采取行动。
要写较长的文章,你就必须妥为组织和架构,让读者能在最短时间内掌握重点。也就是说,你必须开宗明义就说清楚,你希望读者知道什么、采取什么行动。开头可以用简洁的一行标题或主旨,点出你需要读者注意的主题。然后用内文的第一段,写出重点摘要,大致说明问题与对策,以及你提出这些观点的理由。接下来的内文,也要时时对应到你的重点摘要。写完后,把重点摘要再检查一次,看它是否确实反映全文各段落。