曾经在另一种文化环境里待过的任何人都知道,跟会议进行有关的规范和假设真可说是危险处处。不过,你虽然可以轻易接受这个道理,但可能还是必须亲身历险之后,才能够真正明白。
相当讽刺的是,有关与会者来自多元文化的会议中应避免的错误,我学到的最大教训,偏偏是在我指导一位法国高级管理者和他妻子,协助他们准备外派中国所需要的文化调适的时候。那位主管任职于法国汽车制造商标致雪铁龙,即将调派到中国武汉工作。
协助我的中国当地专家陈柏(Bo Chen,音译)很早就抵达了会议室。陈柏36岁,来自武汉,是一位在巴黎工作的新闻记者,口齿伶俐、性格外向,而且知识渊博。他的工作是要准备两到三个具体的商业实例,以便说明我将谈论到的各个文化议题。
一开始,我先用一张图表,向柏纳德夫妇简略描述了他们需要了解的文化议题,以便让他们在中国的外派生活一切顺遂,同时我也要留意陈柏,以协助他作补充说明。
不过,陈柏似乎没有任何想要补充的。在我说明完第一项主要的文化挑战之后,我暂停一下,朝他看,等他补充例子,可是他并没有发言。他没开口、身体没往前倾,也没举起手来。显然他没有例子要提供。为了不想让陈柏觉得尴尬,我于是继续谈下一个重点。
让我越来越感到沮丧的是,在我说明其余重点的整个过程里,陈柏一直保持沉默,而且几乎毫无动作。在我说话的时候,他会礼貌地点点头,就只有这样而已;他没有运用任何其他的身体语言,显示正面或负面的响应。我把自己可以想到的每一个例子都说了。我跟柏纳德夫妇谈话、分享,提供咨询,可是陈柏还是没有提供任何意见。
我持续进行了整整三个小时。我一开始对于陈柏的失望,现在已经完全变成了紧张不安:我需要他的意见,才能让这个课程成功。最后,我决定碰碰运气。「柏,」我问说,「你有没有任何例子想要分享?」
陈柏在椅子上坐直身体,充满自信地对客户微笑,然后打开他的笔记本,里面充满了许多页打好字的笔记。「艾琳,谢谢你,」他回答说,「我有例子。」接下来,陈柏开始解释一个又一个的例子,内容贴切,又引人入胜。
究竟发生了什么事情?
既然柏纳德夫妇、陈柏跟我进行的是跨文化的培训课程,我决定要求陈柏解释一下他的行动。「柏,」我突然大声说,「你提供的这些例子都很棒!你为什么没有早一点加入,跟我们分享呢?」
「你是在期待我加入吗?」他问说,脸上的表情真的很惊讶。他接下来描述他所观察到的情况。「在这间会议室里,」他一边说,一边把头转向柏纳德夫妇,「艾琳是这场会议的主席。」
他继续说:「因为她是会议室里的资深人员,我会等她叫到我才发言。而且,在我等待的时候,我应该让自己的声音和身体都保持平静,表现自己是个好听众。在中国,我们通常都觉得西方人在会议时的发言之所以这么多,只是为了炫耀自己,或是因为聆听能力很糟。还有,我也注意到,中国人在加入发言之前,比起西方人会多等待几秒钟。你们西方人在开会时的发言,简直就好像争先恐后一样。我一直在等待艾琳沉默一段够长的时间,好让我可以加入,可是一直都没轮到我。我们中国人通常都觉得美国人不是很好的听众,因为他们总是互相切入彼此的谈话,说明自己的观点。如果之前有适当长度的暂停时间,我就会想要说明我的某些观点。可是艾琳一直在说话,所以我只好继续耐心等待。我母亲跟我说的这个道理一直留在我心里:你有双眼和双耳,可是只有一张嘴。你应该多看多听少说。」
在陈柏这样说明之后,对于柏纳德夫妇来说,造成我们误解的文化基础就变得鲜明清晰,对我而言也是如此。
坦白说,这个经验让我觉得有点丢脸,因为这是一项原本应该由我来领导的跨文化培训,可是我却不太自在地发现自己变成了学生。这个经验的确改变了我领导会议的方式。现在,对于跟身分地位及沟通有关的不同的文化期待,我更懂得如何看出那些不同期待,并且以弹性的方式来应对。在我主持中国人和西方人与会的会议时,我一定会邀请那些沉默的与会者发言。我让来自中国的与会者事先知道,哪一些主题我会问是否有人要补充说明,而且我会个别请他们发言,因此,当我稍后这么做的时候,每个人都觉得自在,而且有所准备。同时,如果有些人没有立即回应,我会多沉默几秒钟才继续发言。在我提出问题时,我会按照与会者的座位顺序,依序聆听每位团队成员的意见。
至于来自西方的与会者,我会预先告知他们稍微节制一下发言,好让他们的中国同事有更多发言机会。我个人越来越清楚发现,身为美国人的我倾向于把安静空间填满,这并不是个好战略。当中国人在会议室的时候,要让他们贡献意见的最佳办法,有时候,就是我们闭上嘴巴。