你可能遵守了所有「如何主持有成效的会议」的准则,但还是会出状况。处理状况最好的方法,就是预先准备,并在适当的时机出手干预,把会议导回正轨。
‧考虑与会者。与会者之中若有爱讲空话的人,就请他针对主题的某一个层面发言。若有老爱批评的人,就请他主持部分讨论。若有习惯迟到的人,就请他在会议中负责某些工作。
‧人人有发言机会。假如有人占着大家发言的时间,你可以逐步走向他,这样可以让大家的注意力转到你身上。谢谢他提供意见,再点别人发言。
‧别怕沉默。现场沉默片刻也无妨,大家或许需要一点时间沉淀想法。你可以问与会者是否需要你再讲清楚一点,或大家是否回避讨论某问题。不妨休会片刻,让与会者重新集中注意力。假如大家都很累了,也可以另外安排开会时间。