提到作展示,一般人常会想到是要站在一大群人前面,对着投影片指指点点加以解说。但现在很多简报或推销场合,其实参加的人数不到十人,每个人都坐着,一起看同一份展示的纸本档案。对于演示者来说,这种情境与一般大不相同,而且限制更多,能用来吸引观众的工具更少。然而,只要仔细规画,并留意非言语的讯号线索,就能成功进行这类非传统形式的简报。
如果是这种大家都坐着的简报,可能并不会像站在会议室前作简报一样有讲台、投影机或麦克风。此时你应调整重点,问问自己下面这六项问题:
该如何准备自己看的纸本简报?简报的时候,你用的纸本简报数据必须和听众用的完全一样(页码也必须相同)。整理简报文件的时候,别手写太多批注(甚至可以用铅笔淡淡地写即可),才不会让别人觉得你太依赖笔记。我有个同事,有一次忘了带自己那份档案,但简报过程反而特别流畅。原因就在于她那次比较像是在和听众对话,而不是只顾着念稿子。如果没有投影设备,你可以存在随身碟里带过去,或是把PDF档寄到自己的电邮信箱备用。
该如何准备给听众看的纸本简报?直接引导听众翻到每张投影片,以方便听众跟上你讲的内容。重点部分可以特别强调,或是贴上随意贴标示。或者,也可以刻意留下某些空白,让听众自行填写。我第一次当销售员是在研究所,要卖的是大学生记事本的广告。我的指导员教导我,如果我提供一份缩小版的行事历,向这些潜在广告客户报价,他们多半都会在我报价的时候顺手记下价格。等到他们稍后再看这份文件时,上面有他们自己的笔迹,就能让印象留得更久。
另外要带些什么?一般来说,每位听众都有一份纸本简报内容,所以我会带一个东西,让大家在简报时一起看,或至少有部分时间是让大家一起看。有一次,荷兰合作银行(Rabobank)的一群高阶主管接受我的训练,他们到美国加州考察三周,之后必须向公司资深领导人报告考察的最新状况。他们并没有在每一份考察报告里提供加州的小地图,而是在会议桌中间摊开一大张美国汽车协会的公路地图,一边简报、一边在地图上标出简报到的地点。我还有些建筑或房地产开发业的客户,在开会审核建物图或基地图的时候,常常除了带平面图,也会带几张透明投影片,这样决策者就可以把他们想要修改的地方,直接画在透明投影片上。
什么时候该站起来?非语言沟通专家会告诉你,如果一群人中只有你站着、其他人坐着,你就能掌握到较大权力。所以先想想,是否可在正式简报的时候站着,问答的时候再入座。如果这实在太奇怪或不合常规,也可以考虑只站起来一下子,像是去指一下白板或是挂图上的信息,然后在解释的时候多站一下,将信息解释清楚之后再回座。
该坐在哪?座位位置可不能随意决定。如果你是主讲者,就该坐在决策者旁边、或是相临的转角位子。研究指出,如果你和决策者坐在会议桌的同一侧,或者同一角的相临两边,会比较容易达成共识。相对的,最易起冲突的位子就是直接面对面(想想看下棋的情况)。尽量坐在能有最多目光接触的位子,像是在长桌的两端,你就能轻松看到全场大多数的人。另外尽量避免坐在像是网球裁判的位子,免得每次桌子两边的人说话,你就得不断转头。选个让你和听众之间隔阂最少的位子。如果是你常常简报的场地,你大概已经知道哪些位子可以让你掌握最大的非言语优势;但在不熟悉的环境里,就得赶快找出最佳位子。如果是和团队成员共同简报,进入会议室的方式必须能让主讲成员先选位子。
什么时候才发纸本简报?尽量别先发。在开始之前,先用一点时间,和听众谈谈他们对这场简报的目标和期许。他们拿到纸本简报之后,你就得和那迭纸抢注意力了。而你了解听众之后,有助于你直接引导他们注意简报中对他们最重要的部分。
除了以上几个重要问题,演示者的声音和手势也很重要,就和站著作简报时一样。坐着简报时,还是得吸饱气、声音宏亮,让离你最远的听众也能清楚听到声音。虽然坐着简报,可以用比较不正式、谈话式的语气报告,但也不能太轻松,免得失了权威感的优势。坐的时候要两脚稳放在地,身体重心均衡。说话的时候身体微微前倾,让听众看到你很投入与他们的会议。有些专家建议,问答的时候可以稍微放松一点,也就是问答的时候椅子可以坐深一些,会显得比较容易亲近。和在场每位都要有目光接触,时间维持每人4到7秒,如果人数较少,时间也可以拉长。而在非言语沟通上,男性和女性的困难点各有不同,像是社会心理学家艾美.柯蒂(Amy Cuddy)在2012年的TED演讲上就曾提过。了解自己对于空间使用、手势、非言语沟通的倾向喜好,是个很好的起点,让你能够把非言语的威力发挥到最高。
最后,重点还是要好好思考、选择恰当的战略。以坐姿进行沟通的时候,成功关键在于你和听众的关系,以及你是否能在重重限制下抓住他们的注意力、让他们投入。如果仔细想想,会发现我们做简报的机会比我们意识到的要多得多。我们都必须更清楚,即使是坐着简报,该如何才能表现得最好。