我所指导的一位顾客，是一间大型律师事务所的管理合伙人之一，我们一直在努力的一件事，是协助他更有效地处理来自四面八方的密集需求。这些需求包括：客户期望他有空面见他们，公司合伙人和其他员工有疑虑及纷争等他解决，外加收件夹里处理不完、来自上述这同一批人（还有其他人！）的信件，以及没完没了的未完成工作清单。当然，还有其他事让问题更加复杂，像是花时间陪所爱的人、朋友、运动，和其他的个人需求。
当我们面临排山倒海而来的邀约，无暇处理时，我们常接收到的建议是「决定优先级（Prioritize）！」，这似乎像是某种咒语，可让问题神奇地迎刃而解。但是，我从帮助人解决管理工作量的经验中学到，排事情的先后顺序其实作用不大，部份原因是它做起来太容易了。让我们为它下个定义：所谓「决定优先级」，就是一个依据重要性，把事情排序的过程，例如要花时间见的人、未完成工作列表上的项目、收件夹里的信息。尽管偶尔会碰到判断上的小困难，整体而言，这是项直接了当的认知工作。当有一个会面请求、一项待完成事宜，或是一封电子邮件进来时，我们就可直觉判断出它是否重要，能够很快地把它和其他事项做比较，然后排出优先次序。
问题来了。在排好优先级后，我们就把它当作所有的事情都值得我们投注时间和精力，至于比较不重要的事，我们会「晚点」处理。但这个晚点从没真的来到。列表上的工作项目永远没有做完的一天。
我们的时间和精力是有限的资源，一旦我们的专业生活开始必须担负起一定程度的责任，无论工时多长、工作多卖力，我们都再也无法满足我们所面对的所有需求。想要见我们的人，队伍已经排到门外、排到街上。我们待完成的工作清单长得碰到地。我们的收件匣永远有未读信件。
很多人所犯的错误是，以为自己有办法让列入清单的标准降低──不管是要更努力工作、花更多时间工作、还是「更有头脑地」在工作（这到底是指什么不重要），抱有微弱的希望期待在某一天，我们的进度会来到列表上的最后几项。
关键在于了解到排事情的优先级虽必要，但却不见得有好效果。重要的下一步，套用医疗用语是做「检伤分类」（triage）。处理紧急状况的医疗人员必须决定谁需要立即救治、谁可以等、谁其实不需要协助、还有谁已经来不及救了。对我们来说，做鉴别分类不只是针对那些最重要的工作事项，然后把那些次要的事情延后到「晚点」再做，而是要主动积极地，忽略掉很大一部份重要性低于某个标准的事务。
第一步是要从新的角度，看待你工作做不完这个问题。把收件匣里满满的信、还有门前排满的失望人们，都看成是我们事情做得失败的征兆，这种想法并无太大帮助。这种观点可能能激励我们工作得更勤快，期望某天能获得胜利，但其实是枉然。我们根本没机会在任何有意义的情况下，打赢这场仗，因为一旦工作资历累积到一个程度，无论我们为工作奉献了多少，我们得面对的潜在需求，总会超出自己的能力范围之外。所以说，收件夹、工作清单和在门外排队的人，事实上都是成功的象征，证明有人想要我们的时间和注意力。此外，终极的胜利，不在于战术之争里的求胜，而是打赢整场战争：求的不是清空的收件夹，而是要把收件夹里的真正重要的信息处理完。求的不是把工作清单上的事全做完，而是办完然后划掉所有真正重要的事项。求的不是门外没人等着见我们，而是只剩些不见无所谓的人在排队。
下一步是停止使用错误的工具。我们花大量的精力在「时间管理」和「个人生产力」上，尽管这些付出在战术层面能获得一些成果，但若谈到鉴别分类策略任务，它们就没什么用了。切记：你不是在列清单，而是在把分隔点决定出来，然后切实遵守而为。
最后，我们需要特别讨论一下做鉴别分类的情绪层面，因为这个动作不单单只是个认知判断的过程而已。
主动积极地忽略事情、向人说不，会引发许多的情绪反应，这对我们的决定和行为会产生强大的影响。这正是做鉴别分类的困难之处，且在我们领会它的情绪面向之前，尽管我们努力要透过智能干预控制工作量，都不太可能成功。
这个过程可能是个现在进行式。在不久前，当你读到「没有真正重要的人物」这句话时，你可能会有点退缩，且觉得这样讲听来无情。我读到的时候也会缩一下，更不用说我还在这里写出来了呢！但就是因为这种寻常的反应，我们才会把自己宝贵的时间和精神，花在那些不值得投资的人身上。做有效的分类跟当个混蛋两者之间，只有一线之隔，我们很多人都太担心变成恶人，所以都离那条分际线远远的。
想要有效地做好分类，我们必须提升自己的能力，来管理那些疑虑和其他的相关情绪（这里的「管理」可不是指「压抑」）。就像南加州大学（USC）的神经科学家安东尼欧．达马吉欧（Antonio Damasio）（还有其他曾有第一手经验的人）所说，情绪会藉由「创造对抗客观事实、高于一切的偏见，或是干扰如工作记忆（working memory）这类辅助人下决定的机制」，阻碍有效的决策过程。
当我们出于己意选择忽略；也就是鉴别分类要做的重要决定，内心会产生一些我们无法完全掌握的情绪。此时我们的遭遇，正呼应了上述达马吉欧的看法。
当有太多人、事、物需要我们花时间处理时，我们可能会觉得焦虑、害怕、忿恨，或甚至生气。但我们常常没有充份意识到这些情绪，或与它们保持接触，好有效地利用它们。它们在主动意识之下的层次流经我们，无情地主导我们的行为，但在许多时候，尤其是在有压力的时候，我们都无法意识到它们的影响力，因而丧失做出最符合我们需求的选择的机会。
情绪管理要升级，是项复杂的工作，但的确有些我们能够依循的步骤：
• 调整我们的心理模式，好反映出情绪的重要性，以及它们在理性思考和决策过程里所扮演的角色。我们的信念会形塑我们的经验。
• 好好锻炼我们的体魄。规律的运动和充足的睡眠，能增强我们觉察及管控情绪的能力。
• 投入规律的内观活动。静坐、写日记或其他帮助我们反躬自省的活动，可以提升我们指引自身思考能力，帮助我们更精确地感知到情绪，并为我们的经验提供新的视角，让我们弄清楚自己心里有哪些感受在起作用。
• 扩充我们的情绪字汇。这里指的正是量的扩充。用大量的字汇来描述我们的感受，不仅让我们跟别人的沟通变得更好，也帮助我们更正确地了解自己。
最终的目标是以不适感增加我们的舒适感–承认自己会因要把工作做分类而产生为难的情绪，让我们能面对自己永远做不完的工作事项、收件匣里回不完的信，还有那群等着要见我们的人，在必要时用温和但坚决的态度说「不」。