一个好的管理计划能给组织带来很多益处,复杂的组织实施的计划种类多样。这些计划因时间的跨度、范围和应用级别的不同而不同。但是,在所有的情况下,制定一个好的计划和很好地实施这份计划是走向最后成功的保证。
短期与长期计划
按照时间的期限,短期计划涵盖一年与一年以内,中期计划涵盖一到两年,而长期计划着眼的是三年甚至是更远的未来。高层管理工作可能更专注于为组织制订——个总体上的长期汁划和方针;基层管理工作则更多地关注短期的活动和计划,这些短期活动和计划都是为长期目标服务的。
战略计划和运营计划
管理者根据不同的应用范围安排多种多样的计划。战略计划(strategic plan)致力于长期的需求和为组织制定全面的行动方针。这个范围的高层管理者的计划包括:决定整个组织的目标,然后为了实现目标,决定采取什么行动和使用何种资源配置方案。运营计划(operational plan)确定为实现战略性计划而在特定领域所要完成的工作。在工商企业中,典型的运营计划包括:生产计划——涉及为创造有价值的产品和服务所需要的方法和技术;财务计划——涉及为支持不同的运营活动安排必要的资金;设备计划——涉及为完成工作任务提供必要的设备和车间布局;市场营销计划——涉及与产品或服务的销售和配送相关的需要;以及人力资源计划——涉及不同工作所需要人员的招聘、选拔和岗位设置。
下图通过一个正经历重组的企业案例,来说明一个层次分明的战略计划和运营计划能够在整个企业范围内,为了达到一个共同的目的而如何集中和引导企业行为的。比方说,组织的战略方针包括通过重组使企业以核心产品领域的增长为中心。而这些方针正是被运营计划所支撑,这些运营计划包括特定的市场计划、生产计划和财务计划。为实现战略计划,运营计划为此需要明确企业行为和满足资源的需求。
政策和程序
典型的组织运营需要很多政策和程序的支持。这些标准的计划被反复地用于特定情形下对行为的指导。政策(policy)为特定环境中的决策和实施行动提供明确的指导。例如,在人力资源管理中,关于艾滋病/艾滋病病毒(AIDS/HIV)、酗酒、吸毒和性骚扰等事务方面的政策,能有助于确保员工的日常行为和决定符合组织的价值取向、战略和目标。
程序(procedure)描述的是与特定情况相关的严格的规则。作为标准操作程序(SOPs,standard operating procedures),经常能在员工手册中找到这些程序的说战略计划和运营计划如何相互支持明。尽管关于性骚扰的政策对员工的行为提出了希望,但关于性骚扰的程序则进一步明确了当有人在工作中遭遇到性骚扰时应当采取的行为。程序能够确保每个人能得到公平、公正和一视同仁的待遇。
项目日程和预算
新的工作环境中越来越多的是根据“项目”进行组织,而这些项目是由工作团队在时间紧迫的情况下完成。为完成确定的任务,通常运用计划来管理项目资源:在这种情况下,项目日程(project schedule)定义了为完成一个特定的重要项目而必须进行的活动:比方说,项目日程会指导一座新的学生活动大楼的完工、一套新的计算机软件程序的开发或者是为一个运动队开展新的推广活动。在每种情况下,项目日程将定义特定的任务目标和资源需求。一个好的项目日程还应该合理安排优无次序,这样才能使与项目相关的所有人员不仅知道哪些是该做的,而且知道该按什么样的顺序去做才能够按时完成工作。
预算(budget)是将资源分配给活动、项目和程序的一些计划。预算在分配稀有、用途广泛且竞争激烈的资源时是一种十分强有力的工具。好的管理者能够为其工作和团队准备并制定一个足以满足他们需求的预算。好的管理者还能够在已分派的预算内控制资源的支出,以保证高效地实现目标。
为了特定的目的,有时会给项目和工作单元安排固定预算,这些预算分配给项目的可用资源是固定的,在使用中不能超出预算。例如,一个管理者在给定的时期内有25 000美元的购买设备的预算。反之,可变预算允许针对不同层次的活动调整资源分配的比例。比方说,由于竞争的压力,一个项目的领导人若要缩短工期,他就不得不增加预算去雇用临时工。零基预算(zero-based budget)指的是,将一个项目或者活动作为全新的项目来安排预算。假设这个项目过去并没有安排过预算,因而其预算并不是过去预算的简单继续,所有的项目在每个预算周期中都相互竞争以争取再次获得可用资金。在工商企业、政府机构和其他一些组织中,零基预算被用来确保只有真正有效和能及时完成的项目能够得到资金。