在被人问及“管理是什么”时，美国著名的企业家杰克·韦尔奇这样回答：“管理就是将复杂的问题简单化，混乱的事情规范化。”延伸到具体的个人工作中，我们也需要这样的简单化、规范化。因为在现实工作中，最容易看到的场景是不断忙碌却毫无成效，最难看到的就是简单而卓有成效地工作。
那些杰出的职场员工无一例外地认为，简化问题、避免冗繁是提高工作效率的重要途径。无论我们从事什么工作，最简单的办法就是最好的办法。如何在复杂的工作环境中采用最简单有效的手段和措施去解决问题，是每一位企业管理人员和员工都必须认真思考的问题。
身为世界500强企业之一的宝洁公司，其制度具有人员精简、结构简单的特点。正是由于这样有特点的公司制度，使得宝洁公司成为了世界上最大的日用消费品公司之一，2004～2005财政年度，实现销售额567亿美元。在《财富》杂志最新评选出的全球500家最大工业／服务业企业中，排名第86位。该公司全球雇员近11万人，并在80多个国家设有工厂及分公司，所经营的300多个品牌的产品畅销160多个国家和地区，其中包括织物及家居护理、美容美发、婴儿及家庭护理、健康护理、食品及饮料等。
宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁公司的“一页备忘录”时说：“从意见中找出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”哈里当总裁期间，通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的情况，我只理解简单明了的。”
正是因为拥有了这样的“越简单越好”的工作原则，宝洁公司才成为了全球洗化行业中数一数二的企业。其实，不仅仅是企业管理，在个人工作中，我们也可以看到简化所带来的好处。在高强度的工作条件下，我们如果不能理清思路，以复杂问题简单化的思路来开展工作，有针对性地解决重点问题，最初制定的各项目标就难以实现。简化问题可以帮助我们把握工作的重点，集中精力做最重要或者最紧急的事情。
美国著名的管理专家唐纳德·伯纳姆曾经提到过简化自我工作的三个原则，即为了使自己的工作进一步简单化，你应在每做一件事情以前，先问自己三个“能不能”：
- 我能不能取消它?
- 能不能将它与其他的事情合并来做?
- 能不能使用更简单的方法来取代它?
- 根据这一提示，我们在进行每一项工作的检查与分析时，都应问一下自己以下6个问题：
(1)明确必要性
为什么这个工作是必须进行的?这个工作如此必要，是因为它是完成任务必须要做的工作吗?这项工作是否能够全部省去?或者省去一部分呢?
(2)明确关键
这项工作的关键是什么?将这个工作完成了以后，自己的工作是否能够
出现过去没有的新效果?
(3)考虑地点
如果必须完成这项工作的话，那么，我应该在哪里做?如果我可以在家中边听音乐边将它轻松完成的话，还用得着在办公桌旁进行苦思冥想吗?
(4)考虑时间
什么时候进行这项工作最好?是否应该考虑将它放到自己效率最高的那段宝贵的时问里去做?如何才能避免让其他的工作影响到这份重要的工作?
(5)工作的人选
我是否是最佳的工作人选?是否有效率更高的人可以做这份工作?
(6)选择方法
完成这项工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾，使自己收到事半功倍的效果，还是采取最佳的做法，使自己的工作效率大幅度地提高?
在对每一项工作进行分析检查以后，再采用以下的步骤来简化自己的工作：
- 省去那些非必要的工作；
- 理顺自己的工作顺序，使它们做起来更加得心应手；
- 如果有两项或者更多的工作可以合并起来做的话，将它们合并起来；
- 尽可能让烦琐的事务性工作进一步简单化；
- 预先将下一项的工作程序定好，使自己的工作预见性增强，争取做到“行一步、看两步、想三步”，使自我决策效率与准确性大大提高，减少决策过程中的时间，并尽可能地令决策失误减少。
简化工作的另一要诀在于，你要集中精力，去完成每一个小工作。在面对这些小工作时，你也有一些方法可以去借鉴：
- 一天开始，只做最重要的事。每天早上你开始做的第一件事，应该是你今天最重要的事情。在这件事情未完成以前，你不应去想其他的事情。
- 别让其他的事情分散你的注意力。如果你已经决定了让自己在某一时间段内处理某一工作的话，那么，你便需要集中注意力。有可能的话，你应关掉邮箱、电话甚至是断掉网络，使自己集中精力去完成这项任务。
- 控制冲动。如果你有想要上网、查看电子信箱或者其他一些想要转移自我注意力的冲动，你应克制自己，深呼吸，使自己的精力再次集中于自己手头的工作上。
- 将新工作排在后面。如果你在工作时收到了新的任务，不如将它放在一边，集中精力去完成手中现在的工作。
在工作中，要想让复杂的工作简化，你必须下决心放弃那些不重要或者不太重要的部分，使用更简便的活动来代替那些费时费力的工作。这是你将复杂工作简化的关键，同时也是你提升自我工作效率的重要一点。